Manual de procedimientos financieros y contrataciones de la IAP

(Versión actualizada, Pekín, 9 de septiembre de 2017.)

 

El presente manual tiene por objeto enumerar todos los procedimientos vigentes de la Fundación Neerlandesa sin fines de lucro de la Tesorería de la Asociación Internacional de Fiscales (en adelante, “Stichting Treasury”). Estos procedimientos deberán llevarse a cabo en todo momento, para garantizar un ambiente de trabajo (financiero-contable) óptimo y controlable. Ante cualquier modificación de los procedimientos implementados en el presente, se deberá actualizar de inmediato este documento, de modo que siempre refleje los procedimientos actuales en curso.

1.  Funcionarios y empleados

 

La Stichting Treasury es la persona jurídica y el intermediario financiero de la Asociación Internacional de Fiscales.  El Secretario General, el Director de Asuntos Legales y la Directora Ejecutiva son designados por el Comité Ejecutivo. Los demás miembros del personal son designados por el Secretario General en representación de la Stichting Treasury. Se distinguen los siguientes cargos:

 

•    El Secretario General es el Presidente del Consejo de la Stichting Treasury y está a cargo de su gestión en beneficio de la Asociación. El Secretario General, junto con dos miembros designados para integrar el Consejo, se responsabilizan de la adecuada administración organizacional y financiera en general. Además, el Secretario General controla y supervisa la administración diaria de la Oficina de la Asociación y gestiona los asuntos financieros. El Secretario General tiene acceso exclusivo a las cuentas de pago de la IAP y es responsable de la autorización de facturas conforme a los requisitos de doble firma. El Secretario General ejerce su cargo en comisión de servicio, cedido por el Ministerio Público neerlandés,  el cual cubre el pago total de su salario.

•     El Secretario General, junto con dos miembros del Consejo de la Stichting Treasury, se responsabilizan de llevar una apropiada administración de los asuntos financieros de la Asociación. Los miembros del Consejo son seleccionados del grupo de Miembros del Comité Ejecutivo y nombrados para ejercer dicho cargo por un período de tres años, con posibilidad de extenderlo por otros tres años. No obstante lo antedicho, al momento de vencer la membresía del Comité Ejecutivo, vencerá automáticamente la membresía del Consejo. Se deberá procurar que los plazos de ambas membresías del Consejo se cumplan en años fiscales diferentes. El cargo de miembro del Consejo es voluntario y ad honorem.

•     El Director de Asuntos Legales es el asesor legal del Comité Ejecutivo. Tiene a su cargo la administración del programa profesional y la elaboración de los proyectos de la Asociación. Su designación está a cargo de la Stichting Treasury, y tiene una duración de seis años, con posibilidad a ser reasignado.

•     La Directora Ejecutiva se responsabiliza de las relaciones con la membresía, el reclutamiento de miembros y la expansión de la red de contactos, la administración diaria de los sitios web, las redes y los sistemas de gestión y la planificación logística y la gestión de los eventos de la IAP. Este cargo es designado por la Stichting Treasury.

•    El Administrador de Proyectos y la Comunidad de la IAP se responsabiliza del desarrollo diario de la comunidad y ejerce su cargo en comisión de servicio, cedido por el Ministerio Público neerlandés, el cual cubre el pago total de su salario.

•    La Asesora Legal Superior respalda al Director de Asuntos Legales en el desarrollo y facilitación de programas de capacitación, talleres y conferencias, en la elaboración de material de capacitación y en el desarrollo de bases de datos de recursos especializados. La Asesora Legal Superior ejerce su cargo en comisión de servicio del Ministerio Público belga, el cual cubre el pago total de su salario.

•    La Auxiliar Administrativa respalda al Secretario General en el funcionamiento diario de la Oficina de la Asociación en los Países Bajos y es designada por la Stichting Treasury.

•     El Contador, actualmente tercerizado, respalda la administración financiero-contable de la Asociación, llevando registros contables y asegurándose de que las operaciones financieras sean ingresadas semanalmente al software contable, de modo que los saldos contables reflejen con precisión los ingresos y los egresos. Además, el contador brinda un apoyo ad hoc al Secretario General en otras cuestiones financieras;

2.   Administración de la Membresía

2.1 Administración de Membresías Individuales

De conformidad con el Art. 3.1 del Estatuto de la IAP, el Secretario General podrá conceder solicitudes de Membresías Individuales de fiscales.

La Auxiliar Administrativa se responsabiliza de la gestión diaria de las membresías individuales, incluidas la gestión de solicitudes, desactivaciones, renovaciones (cobro de matrículas) y la comunicación con miembros individuales. Dichas funciones están supervisadas por la Directora Ejecutiva, bajo la autoridad del Secretario General.

2.1.1 Las solicitudes de Membresías Individuales son recibidas electrónicamente mediante un formulario de solicitud online, al cual se puede acceder desde la parte pública del sitio web de la IAP. Cuando se envía una nueva solicitud a través del sistema online, la Auxiliar Administrativa y la Directora Ejecutiva reciben una notificación.

Es responsabilidad de la Auxiliar Administrativa evaluar si las solicitudes contienen información suficiente para determinar la aptitud para la membresía y, de ser necesario, solicitar información adicional al solicitante. Cuando el solicitante es considerado apto, la Auxiliar Administrativa preaprobará la membresía mediante el sistema electrónico de administración de membresías. La notificación de preaprobación contiene el instructivo de pago y un acceso directo a un sistema de pago online securo. La solicitud será aprobada de manera definitiva y considerada paga en su totalidad únicamente después de recibido el primer pago. A partir de ese momento, la membresía quedará sujeta a los términos de membresía conforme se establece en el Art. 6 del Estatuto de la IAP.

2.1.2 Cuota de membresía: Con sujeción a la confirmación de la Asamblea General, será el Comité Ejecutivo de la IAP quien determine el nivel de la cuota. Actualmente, la cuota anual es de 50 EUR (véase el Art. 5.2 del Estatuto).

2.1.3 Cobro de cuotas de membresía: El sistema online de administración de membresías permite acceder a un sistema de pago seguro, para garantizar transacciones rápidas y sin complicaciones. El software de pago online acepta transacciones de pago con las siguientes tarjetas de crédito: MasterCard, Maestro, Visa, Visa Electron, JBS y China Union Pay. Conforme al acuerdo comercial con el proveedor de software de pago danés (Teller), la Secretaría de la IAP recibe actualizaciones sobre las transacciones de pago por medio de avisos electrónicos. Los cargos por el servicio de transacción son del 2,5 % del monto completo transferido.

Otras formas de pago aceptadas son las transferencias bancarias y los pagos en efectivo. Los pagos en efectivo serán recibidos exclusivamente por el Secretario General o algún miembro del personal autorizado por éste (véase Art. 3.1). Los miembros que abonen en efectivo recibirán un comprobante de pago numerado y, como parte del proceso, se actualizará electrónicamente el perfil de membresía de los pagadores.

2.1.4 Renovación de membresía: El año de Membresía Anual de la IAP se extiende del 1° de enero al 31 de diciembre.

El 1° de enero, los miembros individuales reciben un aviso de pago de la cuota correspondiente al año de membresía en curso. La falta de seguimiento de los avisos de pago generará automáticamente un recordatorio de pago. El sistema está programado para generar un total de cuatro avisos de pago en el transcurso de los primeros seis meses del año de membresía en curso, de los cuales los dos últimos incluirán una advertencia sobre la posible desactivación de la membresía y la pérdida de acceso a los beneficios de la membresía.

Si el pago de la cuota no se realiza antes del 1° de agosto, el sistema de administración electrónico desactivará automáticamente la membresía. Esta desactivación incluye la pérdida de acceso inmediata a los sitios web, las redes, las conferencias, las capacitaciones, los webinars y demás beneficios asociados a la membresía de la IAP. Al final del año de membresía en curso, la Auxiliar Administrativa extraerá manualmente de la base de datos la lista de membresías desactivadas y contactará a cada uno de los miembros afectados para alentarlos a que renueven sus membresías. Con autorización del Secretario General, la Auxiliar Administrativa podrá ofrecer una exención de pago para período en curso, con el objeto de garantizar la reactivación.

Conforme a lo establecido en el Art. 6.1 del Estatuto de la IAP, los miembros individuales de la Asociación que tengan dos años de retraso en el pago de sus cuotas anuales podrán ser suspendidos o expulsados por el Secretario General de la IAP. La reincorporación subsiguiente podrá requerir del pago de cualquiera de las cuotas atrasadas.

2.2 Administración de Membresías Organizacionales

Conforme a lo establecido en el Art. 2.6 del Estatuto de la IAP, las admisiones de membresía organizacional las hará el Comité Ejecutivo. Es responsabilidad del Secretario General considerar las solicitudes de membresía organizacional y presentarlas, junto con sus recomendaciones, ante el Comité Ejecutivo para su aprobación.

Con autorización del Secretario General, es la Directora Ejecutiva quien está a cargo de la gestión diaria de las Membresías Organizacionales, que incluye: el reclutamiento de nuevos miembros (manejo de solicitudes), las desactivaciones, las renovaciones (cobro de cuotas) y la comunicación.

Las solicitudes de membresías organizacionales son recibidas manualmente, mediante formularios de solicitud impresos, y recolectadas por la Directora Ejecutiva. Es responsabilidad de la Directora Ejecutiva evaluar si las solicitudes están respaldadas por información suficiente (Estatuto de la IAP, Anexo 2) para poder así determinar si la solicitud en cuestión cumple con los criterios establecidos en los Art. 2.2 y 2.3. En base a la información recabada, la Directora Ejecutiva presentará al Secretario General la solicitud junto con su recomendación. En base a las pautas de determinación del pago de las cuotas anuales de los miembros organizacionales establecidos en el Protocolo Financiero de la IAP, el Secretario General considerará y propondrá el nivel de la cuota anual, para su subsiguiente aprobación por parte del solicitante.

Una vez que el Secretario General haya acordado con el solicitante el valor de la cuota, remitirá dicha solicitud al Comité Ejecutivo, junto con sus recomendaciones. El Comité Ejecutivo tendrá diez días para para considerarla y, luego, el Secretario General informará al solicitante sobre los resultados de la ronda de consulta.

Una vez que la solicitud es aprobada, la organización solicitante recibirá la aprobación final de la membresía solicitada, que incluirá la factura y las instrucciones de pago correspondientes. Únicamente luego de que recibido el primer pago la membresía será tenida como pagada en su totalidad y la organización interesada podrá comenzar a gozar de los beneficios de su membresía.

2.2.1 Cobro de cuotas anuales: Las pautas de determinación de las cuotas por pagar de miembros organizacionales están establecidas en el Protocolo Financiero de la IAP. Las cuotas anuales de Fiscalías son pagaderas principalmente conforme a sus correspondientes presupuestos anuales y las de Asociaciones de Fiscales, conforme a la cantidad de miembros individuales  que tenga cada una.

Es la Directora Ejecutiva quien se responsabiliza de la emisión de facturas firmadas para su aprobación por el Secretario General. También es responsabilidad de la Directora Ejecutiva llevar registros de los pagos recibidos de Miembros Organizacionales y actualizar los detalles de pago en la base de datos electrónica de membresías. Se responsabiliza, asimismo, de enviar a los contadores (estudio contable BTB) las cifras relativas a la situación para respaldar, de este modo, la elaboración del balance financiero anual.

Los pagos son recibidos principalmente por transferencias bancarias electrónicas. Otros medios de pago aceptados:

Tarjetas de crédito: Los miembros que prefieran abonar con tarjeta de crédito, tendrán acceso especial a un sistema de pago seguro. Dichos pagos quedarán registrados en el sistema de pago electrónico y serán gestionados conforme a lo contemplado en el acuerdo comercial celebrado con el proveedor danés Teller [cajeros automáticos] (véanse los términos referidos a las transacciones de miembros individuales).

Pagos en efectivo: Serán recibidos exclusivamente por el Secretario General o, en su defecto, por un miembro del personal autorizado por éste. Los miembros que abonen en efectivo recibirán un comprobante de pago numerado y, como parte del proceso de pago, se actualizarán electrónicamente sus perfiles de membresía.

2.2.2 Renovación de membresías: El año de membresía anual de la IAP se extiende del 1° de enero al 31 de diciembre.

El primer mes del nuevo año de membresía, la Directora Ejecutiva distribuirá las facturas de pago junto con una carta en la que se informará a los miembros sobre los objetivos alcanzados y las futuras áreas de enfoque.

Si el pago de la cuota anual no se realiza antes del 1° de mayo, la Directora Ejecutiva enviará un recordatorio de pago. Si el pago no se recibe antes del 1° de agosto, la Directora Ejecutiva enviará un segundo recordatorio de pago, que incluirá una advertencia sobre la pérdida de acceso potencial a los beneficios de membresía, incluida la elegibilidad para inscribirse a los eventos de la IAP. Con autorización del Comité Ejecutivo y en circunstancias excepcionales, el Secretario General podrá eximir, total o parcialmente, el pago de la cuota adeudada por parte de un miembro organizacional para asegurar la reactivación de la membresía.

Es responsabilidad de la Directora Ejecutiva mantener al día al Secretario General y, por intermedio de este, al Comité Ejecutivo sobre la situación de pago de cada membresía organizacional y recomendar al Comité Ejecutivo la suspensión o la expulsión de miembros organizacionales, conforme al Art. 6.3 del Estatuto de la IAP.

2.3 Ingresos derivados de las asambleas (tasas) y otros ingresos

Los ingresos derivados de las asambleas y otros proyectos deberán ser registrados conforme a lo acordado entre el Secretario General, con respaldo de la Directora Ejecutiva y/o el Administrador de Proyectos y Comunidad, y el organizador local o demás organizaciones. Los ingresos deberán ser recibidos a través de la cuenta bancaria de la Stichting Treasury. Los registros de los ingresos derivados de eventos deberán ser entregados al contador, quien los contrastará con los ingresos recibidos e informará sobre cualquier discrepancia que exista al Secretario General.

3.  Procesamiento de pagos con relación a facturas salientes

3.1 Efectivo

Los pagos en efectivo serán aceptados exclusivamente por el Secretario General o con su consentimiento. Se rechazarán los pagos en efectivo a otros miembros del personal. Se emitirá un comprobante de pago numerado a los miembros que abonen en efectivo. El efectivo recibido deberá ser llevado a la oficina lo antes posible, junto con la copia del comprobante de pago correspondiente.

La contabilización del efectivo está en manos del Secretario General, la cual se realiza en presencia de un miembro del personal. El efectivo recibido se guarda en la caja de seguridad de la oficina. El comprobante de pago es entregado al Auxiliar Administrativo, quien procede a actualizar el registro de caja y a escanear el comprobante de pago en efectivo. El Auxiliar Administrativo envía estas copias digitales al contador, junto con los registros de caja mensuales actualizados, y éste último los procesa en la administración financiera. Asimismo, el Auxiliar Administrativo tiene a su cargo actualizar la administración de membresías, contemplando los pagos recibidos.

3.2 Cheques

El Auxiliar Administrativo escanea los cheques recibidos y los entrega al Secretario General, quien a su vez los envía al Banco ABN AMOR, para su depósito automático en la cuenta bancaria y cobro posterior. Los cheques no podrán cobrarse por dinero al contado. El Auxiliar Administrativo actualiza la administración de membresías luego de recibidos los pagos, escanea los cheques y los números de facturas de pago correspondientes a dichos cheques y los envía al contador. El contador procesa cada cheque en la administración financiera como pago de la factura y como importe por ser recibido. Una vez recibido el pago en la cuenta bancaria, se lo deducirá del importe recibido en la administración financiera.

3.3 Transferencia bancaria directa

Todas las variaciones bancarias son incorporadas directamente a la administración financiera. El Auxiliar Administrativo actualiza la administración de membresías basándose en los pagos recibidos conforme a los extractos bancarios.  Cada trimestre, el contador y la Directora Ejecutiva solicitan, respectivamente, al Auxiliar Administrativo que revise si coinciden los pagos recibidos incorporados a la administración financiera y la administración de membresías. Luego, se corrigen los errores justificables y se informan aquellos que no lo sean al Secretario General.

3.4 Tarjetas de crédito

Una vez que se efectúa y se recibe el pago con tarjeta de crédito, éste es actualizado automáticamente en la administración de membresías. El procesamiento de estos pagos es automático, pero tendrá un leve retraso debido a que, primero, los bancos reciben los pagos de las empresas de tarjeta de crédito y luego envían los datos directamente a la administración financiera. Mensualmente, el contador revisará si coinciden los pagos recibidos conforme a la administración financiera y la administración de membresías. Luego, se corrigen los errores justificables y se informan aquellos que no lo sean al Secretario General.

4.  Facturas entrantes y pagos recibidos

El Auxiliar Administrativo recibe las facturas entrantes y adjunta a cada una un formulario de autorización. Luego, procede a aprobar el formulario, dando cuenta de que se ha prestado el servicio detallado en la factura, y envía la factura y el formulario al Secretario General para su aprobación. Si el importe por pagar es de hasta EUR 500 o su equivalente en otra moneda, el Secretario General firma el formulario de autorización y procede al pago de la factura. Luego de efectuado el pago, devuelve al Auxiliar Administrativo la factura. Si el importe por pagar supera los EUR 500 o su equivalente en otra moneda, el Secretario General firma su aprobación y luego, a través del Auxiliar Administrativo, envía la factura y el formulario de autorización a otro miembro del Consejo de la Stichting Treasury u otro miembro del Comité Ejecutivo (quien es previamente designado por el Comité para ejercer dicha función), para una segunda autorización (como suele decirse, “cuatro ojos ven mejor que dos”). El miembro del Consejo devuelve, a través del Auxiliar Administrativo, la factura con el formulario de autorización aprobado al Secretario General, quien procede al pago de la factura y, a continuación, devuelve la factura al Auxiliar Administrativo. A su vez, el Auxiliar Administrativo escanea la factura y el formulario de autorización (primero se escaneará la factura) y envía la copia digital al contador, quien procesa la factura en la administración financiera. El Auxiliar Administrativo guarda la factura y el formulario de autorización en una carpeta.

De ser necesario, el Administrador de Proyectos y Comunidad está autorizado a asumir el mismo rol que el Auxiliar Administrativo en el proceso de pago.

4.1 Celebración de acuerdos a largo plazo

Únicamente el Secretario General y al menos un miembro del Consejo están autorizados a representar a la Stichting Treasury en la celebración de acuerdos. Por consiguiente, todos los acuerdos celebrados deben llevar las firmas del Secretario General y otro miembro del Consejo o requieren de la aprobación por escrito de al menos un miembro del Consejo. Los acuerdos firmados estarán disponibles para su registro por parte del contador y, cuando sea necesario, para su procesamiento por parte del Secretario General no bien se firmen dichos acuerdos.

5.  Declaración de gastos

Los miembros del personal y del Consejo están autorizados a declarar los gastos de la Stichting Treasury. Los formularios de gastos deben ser completados y estar acompañados de las facturas de los gastos correspondientes a las actividades en cuestión y deben enviarse al Secretario General, quien los firma para su aprobación. El procedimiento de pago es el mismo que el establecido en la Cláusula 4 (respecto de las facturas), con una excepción: las declaraciones del Secretario General, incluso cuando sean por un importe menor a los EUR 500, deberán estar autorizadas por otro miembro (del Consejo), conforme a lo contemplado en la Cláusula 4.

5.1 Responsabilidad del aprobador autorizado

Es responsabilidad principal del Secretario General y del miembro del Consejo asegurar el cumplimiento de las presentes políticas de actuación. El Secretario General y, como mínimo otro miembro del Consejo, deben verificar que los gastos (y formularios de gastos relacionados) sigan los siguientes criterios:

•     Que el gasto en cuestión se realiza en el marco del desarrollo de actividades.

•     Que la información volcada en el formulario de gastos y en la documentación adjunta es precisa y cumple con las presentes políticas de actuación.

•     Que el gasto cumple con las pautas pertinentes.

•     Que las erogaciones son cargadas en el libro mayor de cuentas apropiado.

5.2 Responsabilidad de los miembros de personal

Los miembros de personal que realicen viajes de negocios o efectúen gastos de entretenimiento o no relacionados con los viajes de negocios  en representación de la Stichting Treasury se responsabilizan de cumplir con las políticas de actuación y los procedimientos descriptos en el presente. Ejercerán esta misma responsabilidad las personas que, a la hora de incurrir en gastos relacionados con la Stichting Treasury no muestren la misma cautela y prudencia que tendrían con sus gastos personales.

5.3 Gastos que pueden declararse

5.3.1 Gastos de traslados

5.3.1.a. Traslados aéreos

•     Está previsto que los viajeros reserven sus pasajes aéreos con las aerolíneas habituales, en clase turista y al costo más económico disponible, que se ajusten a los parámetros relacionados con las limitaciones de horarios y programación. Se reembolsará el costo del upgrade a clase económica o economy comfort o equivalente para los vuelos de larga duración, previa autorización del Secretario General.

•     Los viajes en clase business y en primera clase no tendrán reembolsos, excepto en los casos en que se presente una carta que explique motivos médicos o circunstancias extenuantes que justifiquen la necesidad de contar con dicho servicio, y únicamente con previa aprobación por escrito del Secretario General y del al menos un miembro del Consejo.

•    No se reembolsarán los pasajes aéreos adquiridos con millas de viajero frecuente.

5.3.1.b Pérdida de equipaje o exceso de equipaje

Será responsabilidad de las aerolíneas compensar a los viajeros por pérdida de equipaje. La Stichting Treasury no hará reembolsos a los viajeros por artículos personales extraviados durante sus viajes de negocios.

Se reembolsará el costo por exceso de equipaje a los miembros del personal solo en los casos en que se justifique y sea necesario, como por ejemplo:

•    Cuando viajen con materiales o equipamiento pesados o abultados, necesarios para llevar a cabo sus actividades laborales.

•     Cuando el viaje sea por más de catorce días.

Los costos habituales de equipaje son reembolsables si se cuenta con la documentación adecuada.

5.3.1.c Cargos por cancelaciones y cambios

Cuando se cancele un viaje luego de haber comprado el pasaje aéreo, el viajero deberá averiguar sobre la reutilización del pasaje para otro viaje a futuro. Incurrir en gastos adicionales por cancelaciones y cambios de pasajes es el costo que implica la realización de actividades laborales.

Sin embargo, los viajeros deben procurar contar con la aprobación del Secretario General antes de iniciar cualquier cambio y explicar los motivos por los cuales fue necesario realizar dicho cambio en los formularios de gastos.

5.3.1.d Tickets aéreos no utilizados o invalidados – Tickets aéreos impresos o electrónicos

•     Tanto los pasajes aéreos impresos como los cupones de vuelo no utilizados pueden tener valor de contado y, por tal motivo, no deben ser desechados ni destruidos.

•     Con el objeto de acelerar el proceso de reintegros, se deberán devolver de inmediato los pasajes aéreos impresos no utilizados o parcialmente utilizados a la agencia de viajes que emitió dichos pasajes.

•     Para poder proceder al reintegro de los tickets electrónicos, la agencia emisora de dichos pasajes necesita que se le notifique y solicite el reintegro en cuestión.

•    Los pasajes no utilizados no deben ser remitidos a la aerolínea, a no ser que dichos pasajes hayan sido emitidos directamente por ésta. Se deberá contactar a la aerolínea para conocer sus procedimientos y requisitos de reintegro.

•     Los viajeros no deberán incluir pasajes no utilizados en sus formularios de gastos.

•     For a change fee, some non-refundable tickets can be used for future travel.

5.3.1.e Pérdida o robo de tickets aéreos

Ante la pérdida o el robo de tickets aéreos, el viajero debe informar inmediatamente a la agencia de viajes emisora de dichos pasajes, la cual procederá a presentar una solicitud de pasaje aéreo extraviado. El proceso de reintegro de pasajes aéreos extraviados o robados tiene una demora estándar de noventa (90) días.

5.3.1.f Traslados en tren

Los traslados en tren podrán ser utilizados por el viajero cuando éste lo considere conveniente.

Será condición para utilizar este tipo de traslados la compra de los boletos más económicos disponibles. Para traslados en tren de mayores distancias y duración (por ejemplo, de La Haya a otro país), se reembolsará el upgrade a primera clase o su equivalente. Se requerirá contar con la aprobación previa del Secretario General.

La Stichting Treasury puede ofrecer tarjetas de transporte público (OV-chip cards) a sus empleados, para ser utilizadas en los Países Bajos.

5.3.1.g Taxis

Se podrán reembolsar los traslados en taxi que sean utilizados en el marco de las actividades de la IAP, en el área de La Haya, por valor de hasta EUR 25.

5.3.1.h Traslados por tierra desde y hacia terminales dentro del área de La Haya

Se deberá utilizar el medio de transporte más económico desde y hacia terminales aéreas, de autobuses y trenes. Se deberán tener en cuenta los servicios de transporte público y de traslados. Los miembros del personal que viajen al mismo destino o lugar deberán compartir, siempre que sea posible, el transporte terrestre.

La Stichting Treasury puede ofrecer tarjetas de transporte público (OV-chip cards) a sus empleados, para ser utilizadas en los Países Bajos.

5.3.1.i Directrices / Políticas de actuación en el alquiler / renta de automóviles

Los viajeros podrán alquilar o rentar automóviles, tanto sea para trasladarse al lugar de destino como en el lugar de destino mismo, en los siguientes casos:

  • Cuando la opción de conducir sea más conveniente que viajar por avión o tren.
  • Cuando la opción de conducir sea necesaria para transportar materiales de grandes dimensiones o voluminosos.
  • Cuando el uso de un automóvil sea necesario para llevar a cabo las actividades de la IAP.
  • Cuando usar un automóvil sea más económico que utilizar otros medios de transporte como taxis, limusinas o servicios de traslado de los aeropuertos.

5.3.1.j Costos de alquiler / renta de automóviles

•     Entre los costos reembolsables se incluyen los de alquiler o renta diaria, por kilometraje, de gasolina, peajes y seguros autorizados.

•    Entre los costos no reembolsables se incluyen, entre otros, los de reparación del automóvil, multas e infracciones de tránsito.

 

5.3.1.k Conductores autorizados para utilizar automóviles de alquiler / renta

Las personas que tengan planeado conducir un vehículo alquilado / rentado deberán estar registradas en la agencia de alquiler / renta de automóviles, con motivo de las pólizas de seguro. Los miembros del personal, así como también sus cónyuges, amigos y demás personas ajenas al personal que estén registrados como conductores estarán cubiertos únicamente por el seguro de la agencia o el seguro de los automóviles personales de los conductores.

5.3.1.l Directrices de uso de automóviles particulares

Los miembros del personal pueden usar sus automóviles personales para sus actividades laborales. Es responsabilidad de los titulares tener asegurados sus vehículos contra terceros. Se reembolsará a los viajeros que utilicen sus vehículos personales para sus actividades laborales a razón de una tasa de EUR 0,19 por kilómetro, la cual cubre el uso del vehículo y la gasolina. También se reembolsarán los costos adicionales de estacionamiento. No serán reembolsables: las reparaciones del vehículo personal, los gastos adicionales de alquiler / renta de otro vehículo mientras se tenga en reparación el propio y las multas o infracciones de tránsito. 

5.3.2 Gastos de alojamiento, comidas y otros

5.3.2.a Reservas de hotel

•     Los viajeros deben alojarse en habitaciones estándar, utilizando la tasa más económica posible.

•     Se deberá explicar en el formulario de gastos los motivos que justifiquen  un upgrade a una habitación superior a costa de la Stichting Treasury.

•     No se reembolsarán los gastos personales que se realicen durante los viajes.

Se reembolsarán los gastos diarios de hotel, en base a las tarifas de viáticos diarios establecidas por las autoridades tributarias neerlandesas.

5.3.2.b Gastos de comidas personales durante viajes de negocios

Las comidas personales corresponden a los gastos de comida de los viajeros que se encuentren en viajes de negocios. Se reembolsarán los gastos de comidas en base a las tarifas de viáticos diarios establecidas por las autoridades tributarias neerlandesas. Las comidas ofrecidas por los anfitriones o incluidas en la tarifa de la conferencia (si esta fuera reembolsada por la Stichting Treasury o si, por cualquier otro motivo, no fuera abonada por el solicitante) deberán ser deducidas de la tasa diaria.

5.3.2.c Gastos de comidas de negocios

Serán comidas de negocios las que se realicen con colegas o socios, siempre que el tema de estas esté estrechamente relacionado con la IAP (como, por ejemplo, si se realizan negociaciones específicas). Se reembolsarán a los empleados los gastos de comidas de negocios en base a costos reales razonables y conforme a lo determinado por el aprobador. La lista de personas que participan en las comidas de negocios deberá ser adjuntada al informe de gastos o estar documentada en el comprobante de pago / cuenta. También se reembolsarán las propinas incluidas en las comidas de negocios. Como regla general, los empleados no deben pagar propinas que superen el 10-20% del costo que figura en el comprobante de pago, dependiendo de las costumbres locales.

5.3.2.d Bebidas alcohólicas

La Stichting Treasury no reembolsará el costo de bebidas alcohólicas, salvo que se las consuma durante una comida de negocios.

5.3.3 Otros gastos

5.3.3.a Uso de teléfono / Internet

Se reembolsarán a los viajeros los gastos de los servicios de telefonía e internet utilizados durante las actividades de negocios, siempre que:

•     Su uso sea razonable y necesario para llevar a cabo dichas actividades;

•    Se adjunte al formulario de gastos la factura del hotel con el detalle de las llamadas realizadas, o

•     Se adjunte la factura telefónica original al formulario de gastos.

5.3.3.b Membresías

Las membresías de sociedades profesionales, organizaciones o instituciones que sean requisito laboral del empleador son reembolsables. No son reembolsables las cuotas individuales de membresías de cualquier club u asociación organizados para realizar actividades externas, recreativas o para cualquier otro propósito.

5.3.3.c Viajes personales / de placer – combinación de viajes de placer y de negocios

Los viajes personales / de placer pueden combinarse con viajes de negocios, siempre que no impliquen gastos adicionales para la Stichting Treasury y que cuenten con la correspondiente aprobación del Consejo. Los viajeros deben presentar sus solicitudes de reembolsos junto con la documentación correspondiente, en la que se muestren claramente la partición de actividades de negocios y las de índole personal, los pasajes de avión y la boleta de hotel. En el caso de los pasajes aéreos, el empleado debe demostrar que las actividades personales del viaje no implican un incremento en el valor de los pasajes o que, en su defecto, esté dispuesto a abonar la diferencia.

5.3.3.d Exigencias de documentación

Con el objeto de cumplir con la normativa fiscal neerlandesa, los empleados deben justificar la fecha, el lugar y la naturaleza de la comida de negocios y presentar, junto con el formulario de gastos, la factura original de todo gasto en concepto de comida de negocios o gastos de entretenimiento. No serán tenidos como documentación aceptable los “talones” de comprobantes de pago. Siempre se deberán incluir en el formulario de gastos las personas que participaron de las comidas de negocios en cuestión.

5.3.3.e Normativa fiscal neerlandesa aplicable a viáticos

Las normas de las autoridades tributarias neerlandesas y las exigencias de información aplicables a los viáticos varían conforme se detalla a continuación:

•     Empleados: Si las tarifas de viáticos para un lugar de destino en particular son insuficientes para cubrir el alojamiento en un hotel adecuado o en uno específicamente relacionado con la asamblea o conferencia a la que se concurre, el importe extra será reembolsado con autorización del Secretario General y un miembro (del Consejo). No obstante lo antedicho, dicho importe extra puede estar sujeto a la normativa fiscal neerlandesa.

•     Los trabajadores independientes, consultores, trabajadores ajenos a la plantilla de personal, etcétera, no pueden recibir viáticos, salvo que se estipule lo contrario en sus respectivos contratos.

5.4 Otros gastos y reglamentación financiera

5.4.1 Adelantos y pagos

•     Los adelantos y reembolsos se hacen únicamente en concepto de gastos derivados de viajes, entretenimiento o actividades de negocios no relacionadas con viajes, que beneficien directamente a la IAP.

•     Los empleados deben presentar un formulario de gastos (con la documentación adecuada) en el que se justifique la finalidad de los gastos relativos al importe, el tiempo, el uso y la actividad en cuestión, dentro de un plazo razonable.

•     Todo importe abonado a los empleados que supere los gastos relacionados con las actividades debidamente justificadas debe ser devuelto dentro de un plazo razonable.

5.4.2 Cronogramas de presentación de informes de gastos

El propósito de los siguientes procedimientos es procurar que la información relativa a los gastos de viajes, entretenimientos y actividades de negocios no relacionadas con los viajes sea fidedigna y se la presente en el plazo que se establece a continuación:

Tanto las solicitudes de reembolsos por parte de los empleados en concepto de gastos aprobados para viajes, entretenimiento y actividades de negocios no relacionadas con viajes como las solicitudes de reintegro de cualquier adelanto en concepto de gastos extra justificados deben ser recibidos por el Secretario General, preferentemente lo antes posible y dentro de los treinta (30) días subsiguientes a la fecha de finalización del viaje o la fecha en que se haya incurrido en gastos de entretenimiento o actividades de negocios no relacionadas con viajes.

5.4.3 Pago y facturación de tarjetas de crédito corporativas

Cuando se presenten facturas de tarjetas de crédito corporativas pendientes de pago, se deberán adjuntar al formulario de gastos todos los recibos de pago originales correspondientes a los consumos efectuados con dichas tarjetas.

5.4.4 Recibos o comprobantes de pago

La solicitud de reembolso por gastos diarios de comida realizados conforme a las tarifas de viáticos no requiere la presentación de recibos de pago. Las solicitudes de reembolso de otros gastos requerirán la presentación de la siguiente documentación:

  1. Folios originales de todos los gastos de alojamiento, independientemente del importe;
  2. Recibos originales de todos los gastos efectuados.

5.4.5 Recibos o comprobantes de pago electrónicos

Se deberán presentar, como documentación de respaldo, los recibos de pago de las reservas o compras online (no se aceptan confirmaciones de reserva), para lo cual se debe seleccionar el botón de “recibo” al imprimir. El ticket electrónico debe incluir los siguientes datos:

  • Nombre del pasajero o cliente;
  • Fecha de emisión;
  • Número de ticket* u otro comprobante de compra;
  • Pago total;
  • Itinerario o planificación de ruta (si son eventos: nombre y fecha de la conferencia);
  • Forma de pago.

*El número de ticket en el recibo o comprobante indica que se ha efectuado la compra.

5.4.6 Firmas y aprobaciones

El solicitante del reembolso debe firmar el informe de gastos en el que consta su solicitud, el cual sirve de testimonio de los gastos realizados durante su participación en actividades de la IAP.

El aprobador deben ser el Secretario General y, por lo menos, un miembro del Consejo.

5.4.7 Solicitudes de pago de reembolsos

Actualmente, los reembolsos son procesados como facturas entrantes, y los pagos se realizan exclusivamente por transferencia bancaria directa a la cuenta del solicitante del reembolso.

5.4.8 Adelantos de efectivo

Únicamente los empleados recibirán adelantos de efectivo, los cuales deberán utilizarse para cubrir gastos incidentales, gastos de viaje por cuenta propia, propinas, taxis y comidas. El monto del adelanto de efectivo solicitado debe ser el mínimo necesario para cubrir gastos de bolsillo anticipados.

No se realizarán adelantos en efectivo para gastos que puedan abonarse o establecerse por anticipado y/o puedan ser facturados o cargados a la tarjeta de crédito corporativa.

5.4.9 Acuerdos de adelantos de efectivo

Preferentemente, los adelantos en efectivo deben ser establecidos lo antes posible luego de regresar del viaje, sin exceder los treinta (30) días de la fecha de retorno. Los adelantos en efectivo que no sean establecidos dentro de los plazos permitidos serán deducidos como ingresos netos del empleado interesado. Una vez que el adelanto en efectivo es deducido como salario neto, no se lo podrá revertir, y el empleado en cuestión no tendrá permitido solicitar adelantos de efectivo en el futuro.

5.4.10 Cuenta de terceros

La Stichting Treasury también posee una cuenta bancaria de terceros, destinada exclusivamente a retener temporalmente dinero que no está bajo responsabilidad de la Stichting Treasury y cuyos movimientos no deben ser considerados como ingresos o egresos de la Stichting Treasury. Por ejemplo, la cuenta puede ser utilizada para recibir las cuotas de inscripción de conferencias de organizadores que estén impedidos de recibir pagos internacionales o dirigir la administración de conferencias. El Secretario General controlará que los ingresos registrados en esta cuenta sean transferidos lo antes posible al tercero interesado o sean invertidos conforme dicha parte se lo requiera al Secretario General. La cuenta de terceros también debe ser controlada por el contador de la Stichting Treasury.

5.4.11 Seguro de viaje

La Stichting Treasury deberá tener una póliza de seguro de viaje para sus empleados y personal externo contratado, que cubra equipaje, gastos médicos, transporte, repatriación, salvataje y rescate, asesoría letrada, daños y perjuicios en caso de muerte o invalidez. 5.4.12 Vacunación

Los empleados y el personal externo contratado podrán elegir vacunarse cuando deban viajar en representación de la IAP a países que así lo recomienden. La Stichting Treasury reembolsará el costo de las vacunas correspondientes.

5.4.13 Equipamiento

La Stichting Treasury podrá ofecer equipamiento (teléfonos y laptops) a sus empleados y al personal externo contratado. Este equipamiento será entregado a préstamo a los trabajadores y no será tenido como propiedad de éstos. El contrato de préstamo entre el trabajador y la Stichting Treasury corresponderá al establecimiento de los detalles del préstamo. El contrato deberá concordar con lo dispuesto en la normativa fiscal neerlandesa.

6. Caja chica

Los adelantos de efectivo se otorgarán únicamente a los empleados. Los adelantos de efectivo deberán ser utilizados para cubrir gastos incidentales, gastos de viaje por cuenta propia, propinas, taxis y comidas. El monto del adelanto de efectivo solicitado debe ser el mínimo necesario para cubrir gastos de bolsillo anticipados. No se realizarán adelantos en efectivo para gastos que puedan abonarse o establecerse por anticipado y/o puedan ser facturados o cargados a la tarjeta de crédito corporativa. Los pagos en efectivo deberán evitarse lo máximo posible. Todos los pagos en efectivo están sujetos a lo establecido a continuación:

•     El recibo de caja debe estar firmado por el receptor y la persona que aprueba la extracción de efectivo de la caja chica. Toda extracción de hasta EUR 500 o su equivalente en otra moneda debe estar autorizada por el Secretario General. Las extracciones superiores a EUR 500 o su equivalente en otra moneda deben contar con la autorización del Secretario General y al menos otro miembro del Consejo.

•           Los pagos en efectivo solo pueden ser aceptados por el Secretario General o, en su defecto, con autorización de éste. Otros empleados deben rechazar la recepción de pagos en efectivo. Se deberá emitir un comprobante de pago numerado a los miembros que abonen en efectivo. El efectivo recibido deberá ser llevado a la oficina lo antes posible, junto con la copia del comprobante de pago correspondiente. A continuación, el Secretario General debe contabilizar el efectivo en presencia de un miembro del personal, y el efectivo se guarda en la caja de seguridad de la oficina. El comprobante es entregado al Auxiliar Administrativo, quien procede a actualizar el registro de caja y conserva la copia del comprobante en la caja chica, dentro de la caja de seguridad de la oficina. Además, el Auxiliar Administrativo actualiza la administración de la membresía con el pago recibido.

•     Los comprobantes se mantienen en la caja chica dentro de la caja de seguridad hasta tanto se realice la conciliación de éstos. Mensualmente o cuando el monto de caja chica exceda los EUR 250 o su equivalente en otra moneda, lo que ocurra primero, el Auxiliar actualiza la planilla de caja con los gastos y las extracciones de efectivo y escanea los comprobantes. Los comprobantes escaneados junto con la planilla actualizada deben ser enviados al contador, para que éste los procese en la administración financiera. En el caso de montos superiores a los EUR 250 o su equivalente en otra moneda, el Auxiliar Administrativo y el Secretario General los contabilizan, luego el Auxiliar Administrativo los actualiza en la planilla de caja como depósito bancario y luego el Secretario General los deposita en el Banco ABN AMRO lo antes posible.

•     El monto de caja chica debe coincidir siempre con el monto ingresado en el registro de caja. Con cada actualización en el registro de caja, el Auxiliar Administrativo y el Secretario General contabilizan el efectivo de la caja chica. Las omisiones son registradas y explicadas en el registro de caja.

•     Actualmente, el monto en efectivo de la caja de seguridad se asegura por un (1) día, a partir de la fecha de su depósito. Por consiguiente, si la caja chica supera el monto de EUR 250 o su equivalente en otra moneda, el Secretario General debe depositar dicho monto en la cuenta bancaria de la Stichting Treasury dentro de las 24 horas de su guarda en la caja de seguridad.

7.  Administración financiera

El contador lleva la administración financiera a través del programa Exact Online. El programa está configurado de modo tal que las transacciones bancarias sean enviadas diariamente en formato digital desde el banco hacia el programa. El contador controla semanalmente estas transacciones bancarias, con el objeto de revisar que el programa las haya procesado correctamente y corregir los errores que pudieran haberse producido.

Semanalmente, el contador procesa las facturas y/o los formularios de gastos entrantes y salientes recibidos digitalmente en la administración financiera, prepara el archivo de pago con las facturas pendientes de esa semana y lo envía al Secretario General para su aprobación y pago por medio de la cuenta bancaria de la Stichting Treasury.

Tanto el Secretario General como el Comité de Supervisión Financiera (FOC, por su sigla en inglés) cuentan con acceso al programa de administración financiera. Este acceso al programa puede ser utilizado en todo el mundo, utilizando una conexión a internet. El acceso está configurado como “solo lectura”, es decir que el Secretario General y el FOC pueden revisar la administración completa, incluidas las copias digitales de las facturas, pero no pueden alterar nada de dicha administración.  

Anualmente, antes del inicio del nuevo año, el Secretario General elabora, con asistencia del contador, el presupuesto para el año siguiente, para la aprobación del Consejo. El contador informará periódicamente al Consejo sobre la facturación y los gastos efectuados en el año en comparación con el presupuesto.

7.1 Administración salarial

El Secretario General, y al menos un miembro del Consejo, se responsabilizan de la contratación de personal, fijación salarial y aumentos salariales. El Secretario General envía las remuneraciones salariales a empresas subcontratadas (una empresa neerlandesa para el Auxiliar Administrativo y una empresa danesa para el Director de Asuntos Legales y la Directora Ejecutiva), y éstas llevan a cabo la administración salarial. El Secretario General debe enviar mensualmente al contador el resultado de la administración de salarios necesario para la administración financiera.