會議申辦議定書(Conference Bidding Protocol)

會議申辦議定書(Conference Bidding Protocol)

 

關於申請及審查主辦國際檢察官協會年度會議的議定書

依據國際檢察官協議憲章第15.1之規定,應於執行委員會決定之時間及地點舉行年度會議(下稱年會),且執行委員會應釐清申辦年會的要件及其作成決定的標準。

下列為與會議手冊結合、向潛在申辦者解釋申辦要件之簡單框架:

a)申辦年會的邀請應由執行委員會,在該申辦年會前3年的年會中作成。

b)申辦年會應於執委員會下屆春季會議( Northern Spring meeting )的4星期前,由秘書處受理,申辦者可探詢主辦年會的相關細節,執行委員會則於該申辦年會2年前的年會中作成決定。

c)申辦者應來自國際檢察官協會的會員,通常係檢察機關或檢察官組織。

d)潛在申辦者得向秘書處索取申辦年會素材的副本。

e)申辦應完全符合會議手冊的要求。

f)審查所有申辦案時,執行委員會應考量讓世界各個區域都有機會舉辦年會。這將使執行委員會基於區域考量,有偏愛某些申辦案的必要。

評估任何申辦案時,執行委員會將採用下列標準作為決定基礎:

1)會議通常在主要城市。應盡可能為首都,以便

-重要人物被邀請參與會議或聯誼活動

-主辦國主持聯誼活動

-會員拜訪其大使館

-與會者可直飛至會議城市

2)必須有符合會議手冊要求的相關會議設備

3)必須有當地檢察機關的參與、支持,且願意主持歡迎酒會

4)必須能顯示當地的高度支持

-協助贊助會議經費

-協助贊助或補助聯誼活動

-提供主持會議的人選

5)當地必須有合適的會議專業顧問

6)當地必須有足夠的觀光資源,提供隨行眷屬適當次數的參訪。

7)對隨行眷屬及聯誼活動均應有清晰的計畫

8)必須有證據顯示,當地委員會係可監督會議顧問,並協助其與秘書處之合作。

9)必須控制年會費用預算在一定範圍內,即與上一年度相較,不得增加超過10%以上。