في عالم تتزايد فيه تعقيدات الاتصالات أكثر وأكثر, فإن الأداة ذات الحيوية الكبيرة في مواجهة ذلك هي ضمان السلام والنظام والانسجام, وعلاوة على ذلك فإن الاتصال هو أهم أداة لجعل الجمعيات العالمية كما هو الحال بالنسبة للجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة- ممثلة لأكثر من 125 دولة - تعمل بكل كفاءة ومهنية.
لهذا السبب فإن الهدف الرئيسي من تنظيم مؤتمراً كل سنة – أكثر أو أقل- هو الاتصال والتواصل؛ بمعنى توصيل المعلومات والتوعية والتواصل معاً وبث روح الحماس علاوة على الترفيه.
توفر المؤتمرات السنوية الحاجة للتواصل والتفاعل بين المؤهلات القانونية من جميع أنحاء العالم وهي الفرصة الوحيدة لأعضاء النيابة العامة في الالتقاء مع زملائهم من جميع أنحاء العالم لمناقشة مواضيع تهم أعضاء النيابة العامة بالدرجة الأولى.
من المهم حتى يتم إنشاء منتدى لأعضاء النيابة العامة لتبادل التجارب والخبرات المتعلقة بالمواضيع المحددة والتي يشترك في اختيارها الدولة المضيفة للمؤتمر السنوي والأمانة العامة للجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة.
نبذة عن تاريخ المؤتمرات السنوية
أنشئت الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة في حزيران/يونيو 1995 في مكتب الأمم المتحدة - فينا ، وتم افتتاحها رسميا في أيلول/سبتمبر 1996 خلال الاجتماع العام الأول في بودابست.
وفي الوقت نفسه وحيث أن الاجتماع العام عقد في هنغاريا فقد استضافت المؤتمر السنوي الأول للجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة بهدف مناقشة المواضيع الداخلية المتعلقة بأهداف الجمعية.
منذ ذلك الحين أصبح من عادة الجمعية وهي ممارسة غير قابلة للتغيير بتنظيم المؤتمر السنوي في أوائل أيلول/سبتمبر جنبا إلى جنب مع الاجتماع العام- دائماً وبشكل مستمر لاجتماع اللجنة التنفيذية في الخريف .
عبر العصور شهدت المؤتمرات السنوية حضور أعضاء الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة والأشخاص المرافقين لهم, بالإضافة إلى توجيه عدد من الدعوات الخاصة لضيوف الشرف مثل نيلسون مانديلا، الذي منح ميدالية الشرف، وصاحب السمو الملكي الأمير فريدريك من الدانمرك.
الدول المضيفة سابقاً
قامت عدد من دوائر النيابة العامة من مختلف الأحجام والأعداد وذات البرامج الفنية والاجتماعية باستضافة المؤتمرات السنوية للجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة على مر السنين.
ومع ذلك، هناك بعض الخصائص النموذجية التي تشكل نوعية ملف معظم المؤسسات المضيفة، على سبيل المثال :
-
رواد في الميادين قانونية المحددة
-
القدرة على توفير إدارة للمؤتمر وموظفي للدعم بشكل كاف للتعامل مع التفاصيل العملية لإدارة المؤتمر
بينما على المدى القصير هناك الكثير من الأمور التنظيمية والعديد من الأدوار لتحقيق التوازن، حيث أثبتت العملية أن الغاية هو تحقيق نشاط وتجدد للمؤسسة وأعضاء النيابة / الموظفين المعنية.
لماذا استضافة المؤتمر السنوي
كمضيف لديك الحق في طرح رأيك في الموضوعات المختارة لمؤتمركم، ذلك لأنها يمكن أن تكون مستهدفة لتناسب اهتماماتكم المحددة والتي تجعل منها فرصة مثالية لتجمع الزملاء من جميع أرجاء العالم لمناقشة موضوع المؤتمر – وهذا من شأنها أن يؤثر على ساعات العمل لديكم!
باستضافة المؤتمر السنوي يمكن أن تحصل على فرصة فريدة من نوعها لتبادل الخبرات الخاصة بكم والمهارات والتقاليد، وليس أقلها تبادل الخبرات مع جمهور – ذو نشاط وحيوية دائماً – من الزملاء أعضاء النيابة العامة من مختلف الثقافات والتقاليد والخلفيات القانونية المتباينة.
وبعبارة أخرى؛ توسيع معارف دائرتكم في التقاليد القانونية الأجنبية والتحديات والتطورات عن طريق فتح الأبواب الخاصة بكم إلى المخزون العالمي الكبير والمطلق من الحكمة القانونية – وهم أعضاء الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة.
فوائد استضافة مؤتمر الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة
يمكن للمضيف من تنظيمه لمثل هذا المؤتمر – الحصول على الفوائد التالية من بين أشياء أخرى:
-
علاقات عمل طويلة الأمد مع مئات من الزملاء من أعضاء النيابة العامة من جميع أنحاء العالم.
-
اتصالات قيمة للتعاون الدولي مستقبلا.
-
آفاق وأفكار جديدة وإمكانيات لمحاولة الخروج بالأفكار / النقاط القانونية الجديدة لوجهات النظر
-
إثراء الخبرات الثقافية لموظفيكم
-
بث روح الفريق بين أعضاء النيابة وموظفيكم بشكل شامل وداعم من شأنه أن يكون أساسا جيداً لعمليات المشاركة الوطنية والدولية في المستقبل
-
الشعور بالاعتزاز والفخر الوطني
-
تعزيز المشروع المشترك مع وكالة السفر المحلية وغيرها من السلطات المحلية
ثانيا؛ استضافة المؤتمر الدولي من هذا الحجم هي وسيلة رائعة للسفر حول العالم – دون مغادرة مدينتك.
تذكر الأوقات الجيدة المشتركة والخبرات المكتسبة والتواصل لاستكشاف الاختلافات في إثراء المكتسبات والخبرات لكل من البلد المضيف والضيوف!
مسؤوليات المضيف من الناحية المالية
من المفترض أن تقوم المؤتمرات السنوية بتمويل ذاتها سواء زاد أو نقص – حيث ينبغي أن تغطي إيرادات رسوم التسجيل جميع النفقات.
إن اللجنة التنظيمية المحلية (المضيف) هي الوحيدة المسؤولة عن ميزانية المؤتمر، بحيث تغطي أية خسارة محتملة وكذلك على العكس هي المستفيد من الفائض المالي.
من حق اللجنة التنظيمية المحلية الحصول على نسبة 90% من ايرادات رسوم التسجيل والباقي أي نسبة 10% من إيرادات رسوم التسجيل ما يعادل (85) دولار أمريكي على الأقل لكل مشارك-يتم دفعها لحساب الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة.
معايير الترشح لاستضافة المؤتمر
الهدف من عقد المؤتمرات السنوية للجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة هو دورانها عبر مناطق العالم قدر الإمكان.
ويجب أيضاً – قدر الإمكان – عقد المؤتمرات في كبريات المدن والعواصم النموذجية التي تمكن:
-
دعوة كبار الشخصيات لحضور جلسات المؤتمر أو الفعاليات والأنشطة الاجتماعية،
-
استضافة الجمعيات الوطنية المحلية للأنشطة والفعاليات الاجتماعية،
-
زيارة الأعضاء لسفارات دولهم؛ و
-
سفر المشاركين مباشرة إلى المدينة المضيفة
يجب أن تكون هناك إشارة إلى توفر دعم رفيع المستوى على الصعيد المحلي، الدعم المالي للمؤتمر والمساعدة في رعاية الأنشطة والفعاليات الاجتماعية وتوفير شخصية مهمة لافتتاح المؤتمر.
بروتوكول تقديم طلب الترشح لاستضافة المؤتمر
أ) يتم توجيه الدعوات من قبل اللجنة التنفيذية في أعقاب المؤتمر السنوي لتقديم طلب للترشح لاستضافة المؤتمر وذلك قبل ثلاث سنوات من موعده.
ب) ينبغي تقديم طلبات الترشح لاستضافة المؤتر إلى الأمين العام للجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة قبل الربيع بعد اجتماع اللجنة التنفيذية حيث يتم تقديم جميع الطلبات ذات الصلة إلى أعضاء اللجنة التنفيذية قبل أربعة أسابيع على الأقل.
ت) تتخذ اللجنة التنفيذية قرارها في جلسة على هامش المؤتمر السنوي – قبل سنتين على انعقاد المؤتمر المعني .
ث) ينبغي أن يكون المتقدم لاستضافة المؤتمر أحد أعضاء الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة – وعادة ما يكون على مستوى دائرة النيابة العامة أو جمعية لأعضاء النيابة العامة.
ج) يجب على مقدمي الطلبات إرفاق نسخة من: "مسؤوليات المضيف" وكما ينبغي أن يفي الطلب بوضوح بجميع الشروط المنصوص عليها،
ينبغي أن تكون هناك عوامل جذب محلية كافية بتوفير عدد مناسب من جولات للأشخاص المرافقين .