بروتوكول تقديم طلب الترشيح لإستضافة المؤتمر

بروتوكول للتقدم ودراسة الترشح المؤتمرات السنوية للجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة

حيث تنص المادة رقم (15-1) من دستور الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة الذي يعقد سنوياً في الزمان والمكان تحدده اللجنة التنفيذية؛ تحتاج اللجنة التنفيذية لتوضيح أساس الترشيح والتي ينبغي أن تكون وفقا للمعايير ليتم اتخاذ القرار على اساسها.

فيما يلي إطار مبسط، يقرأ بالاقتران مع دليل المؤتمرات، يوضح الأساس الذي ينبغي أن يكون إطاراً للترشح لاسضافة المؤاتمرات:

تم إصدار الدعوات من قبل اللجنة التنفيذية للتقدم بالترشيحات لاستضافة المؤتمر قبل ثلاث سنوات من انعقاد المؤتمر المعني؛
يجب أن تسلم الترشحات إلى الأمانة العامة للجمعية قبل أربعة أسابيع من اجتماع الربيع الشمالي التالي للجنة التنفيذية, بعدها يمكن استكشاف تفاصيل المسائل المتعلقة بالمتقدمين للترشيحات وبعدها تتخذ اللجنة التنفيذية قرارها بشأن المؤتمر المعني قبل سنتين من انعقاده.
ينبغي أن يكون المتقدم للترشح باستضافة المؤتمر أحد أعضاء الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة, وعادة ما يكون دائرة النيابة العامة /الادعاء العام أو جمعية لأعضاء النيابة العامة.
على المتقدمين للترشح لاستضافة مؤتمرات الجمعية أن يطلب من الأمانة العامة نسخة من المواد المتعلقة بالمؤتمرات.
على المرشح أن يلبي كافة متطلبات استضافة مؤتمرات الجمعية الواردة في دليل المؤتمر ات.
سوف يتم دراسة جميع الترشحات، بحيث تراعي اللجنة التنفيذية الحاجة لعقد المؤتمر السنوي في جميع مناطق العالم, ولذلك قد يكون من الضروري أن تعطى الأفضلية للترشح على آخر وفقا لموقعه الإقليمي.

لدى دراستها للترشحات فإن اللجنة التنفيذية سوف تراعي المعايير التالية كأساس لقرارها:

1) عقد المؤتمر في مدينة كبرى, وغالباً ما يكون عاصمة الدولة بحيث يمكن:

دعوة كبار الشخصيات لحضور جلسات المؤتمر أو الفعاليات والأنشطة الاجتماعية؛
إمكانية استضافة الجمعيات والهيئات الوطنية المحلية لبعض الأنشطة والفعاليات الاجتماعية؛
زيارة أعضاء الجمعية لسفاراتهم؛ و
سفر المشاركين في رحلات مباشرة إلى المدينة المضيفة.

2) يجب توفير مرافق وتسهيلات للمؤتمر بحيث تفي بالمتطلبات الواردة في دليل المؤتمرات.

3) يجب أن تكون هناك تفاصيل لمشاركة ودعم دائرة النيابة العامة المحلية واستعدادها لاستضافة حفل الاستقبال المؤتمر.

4) يجب أن تكون هناك دلائل على أنه سيكون هناك دعم رفيع المستوى محلياً:

المساعدة في تمويل المؤتمر؛
المساعدة في رعاية / دعم المناسبات الاجتماعية؛ و
توفير شخصية هامة لافتتاح المؤتمر-

5) ينبغي أن يكون هناك مؤشراً لمدى ملاءمة استشارات مهنية محلية للمؤتمر.

6) ينبغي أن يكون هناك عوامل جذب محلية كافية لتوفير عدد مناسب من الجولات للأشخاص المرافقين.

7) ينبغي أن يكون هناك تخطيط واضح للمرافقين وكذلك برنامج للأنشطة والفعاليات الاجتماعية.

8) ينبغي أن يكون هناك أدلة على تشكيل لجنة محلية تتولى الإشراف على وتنسيق عمل الاستشاريين للمؤتمر ومساعدة الأمانة العامة للجمعية.

9) ينبغي أن يكون هناك إشارة واضحة إلى أنه يمكن ضبط الميزانية على مستوى من شأنه أن يبقي رسوم المؤتمر في مستوى لا تتجاوز فيه الزيادة بنسبة (10%) عن السنة السابقة.