بروتوكول اللجنة التنفيذية

لا يحل هذا البروتوكول محل، أو ينقض دستور الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة (الدستور). بل فإنه يحدد الترتيبات المتعلقة بإدارة اجتماعات اللجنة التنفيذية التي تتسم بالكفاءة والفعالية وفقاً لأحكام المادة رقم (8-11) من الدستور .

 
يحدد دستور الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة صلاحيات وواجبات اللجنة التنفيذية لأحكام المادة رقم (8-2) والتي هي على النحو التالي:
 
  • الإشراف على ومراقبة شؤون الجمعية بشكل عام؛
  • اعتماد الميزانيات السنوية والبيانات المالية بناء على اقتراح الأمين العام؛
  • اعتماد برامج العمل السنوية بناء على اقتراح الأمين العام؛
  • تحديد رسوم العضوية السنوية وفقا للمادة رقم (5)؛
  • قبول المتقدمين للعضوية المؤسسية وفقا للمادة رقم (4) وتعليق العضوية أو طرد الأعضاء المؤسسية وفقا للمادة رقم (6-3)؛
  • رفع توصيات بالأشخاص إلى الاجتماع العام بشأن العضوية الفخرية وفقا للمادة رقم (4)؛
  • تقديم الترشيحات إلى الاجتماع العام لتعيين أعضاء من اللجنة التنفيذية ولجنة المنازعات، وانتخاب الرئيس ونواب الرئيس والأمين العام؛
  • تعيين المستشار العام أيضاً؛
  • تعليق عضوية أعضاء اللجنة التنفيذية، ورفع توصية إلى الاجتماع العام بإقالة هؤلاء الأعضاء أو إقالة الرئيس، أو نائب رئيس، أو الأمين العام أو المستشار العام؛
  • بالاشتراك مع الأمين العام  إعداد المؤتمرات التي تعقد عملا بأحكام المادة رقم (15)، وتحديد رسوم المؤتمر والبرامج والميزانيات، وتعيين لجنة لتنظيم المؤتمر السنوي، وإذا اقتضت الضرورة، لأي مؤتمر آخر المساعدة في تنظيمه؛
  • اتخاذ قرارات عملا بالمواد (14-3) و (14-4) و (15-1) و(15-4)؛
  • مساعدة أعضاء الجمعية وفقا أهداف الجمعية؛
  • اقتراح بتشكيل لجان الجمعية قبل الاجتماع العام، وتحديدمسميات ومهام وصلاحيات وإجراءات هذه اللجان  سواء قبل أو بعد تشكيلها.
الترشيحات لعضوية اللجنة التنفيذية:
 
1- تقدم الترشيحات لعضوية اللجنة التنفيذية من قبل اللجنة التنفيذية على أساس شخصي، بمعنى أنه ليس لأي بلد أو اختصاص قضائي أو مؤسسة أو جمعية الحق التلقائي في الحصول على مقعد في اللجنة التنفيذية.
 
2- يحق للجنة التنفيذية رفض اقتراح بديل يأتي من نفس البلد أو الاختصاص القضائي أو المؤسسة أو الجمعية كعضو لأخر متقاعد (أو أي اقتراح آخر). وتراعي اللجنة التنفيذية دائماً الحاجة للتوازن الإقليمي والتوازن بين الجنسين.
 
3- عندما يتم التحدث أمام اللجنة التنفيذية، على الأعضاء السعي للاستفادة من خبراتهم الواسعة بأقصى قدر ممكن- ومع ذلك، من المفهوم أن هناك مناسبات يكون فيها الأعضاء مقيدين بالمتطلبات المحلية، ولن يكونو قادرين على الاتفاق على المبادئ أو الآراء مع أعضاء آخرين في اللجنة التنفيذية.
 
4- يسعى رئيس اجتماع اللجنة التنفيذية دائماً على تحقيق التوافق في الآراء، والسعي دائما على تأييد بإجماع أعضاء اللجنة التنفيذية على جميع السياسات والوثائق الخاصة بالجمعية.
 
إجراءات ترشيح الأشخاص لعضوية اللجنة التنفيذية
 
عند دراسة ترشيح الاشخاص لعضوية اللجنة التنفيذية يتم النظر إلى رقم تعيين المرشح من قبل الاجتماع العام، حيث يكون القرار وفقاً للمعايير التالية:
 
1- إن كان المرشح أحد أعضاء الجمعية الفردي أو أحد الممثلين المعينين رسميا عن المؤسسة العضو, وعندما يتم انتخاب الشخص عضواً في اللجنة التنفيذية يصبح عضواً فردياً في الجمعية؛
 
2-يتقدم المرشح عن المنطقة التي يصبح عنها شاغر، إلا إذا كان الترشيح من شأنه أن يحسن التوازن بين مناطق العالم، وتمثيل الأنظمة القانونية الرئيسية في العالم؛ عندها تأتخذ اللجنة التنفيذية أيضا في الاعتبار الحاجة إلى إنشاء والحفاظ على تمثيل عادل للإناث والذكور بين أعضاء النيابة.
 
3-لغة العمل في اللجنة التنفيذية هي اللغة الإنجليزية، وعلى المرشح أن يتقن اللغة الإنجليزية بما فيه الكفاية ليتمكن من المشاركة بفاعلية في مناقشات اللجنة.
 
4-على المرشح أن يكون:
  • رئيس نيابة أو أحد أعضاء النيابة من الرتب الرفيعة في الدائرة، وأن يقبل التعيين بموافقة مدير عام / رئيس الدائرة؛
  • رئيس جمعية لأعضاء النيابة تم تشكيلها في بلد ما أو  يتحلى بصفة قضائية أو أحد أعضاء الهيئة العليا لتلك الجمعية، وعليه أن يقبل التعيين بموافقة رئيس الجمعية أيضاً؛ أو
  • رئيس منظمة أو هيئة أو مؤسسة أنشئت لتعزيز التدابير الرامية إلى منع ومكافحة الجريمة، أو عضوا في فريق الإدارة العليا لتلك المنظمة أو الهيئة أو المؤسسة؛
  • عضو فردي يظهر أنه جدير بعضوية اللجنة التنفيذية بأن أثبت ذلك من خلال عمله باسم الجمعية أو باسم أعضاء النيابة بشكل عام
5-  ينبغي عدم ترشيح للجنة التنفيذية لأي شخص يحتل منصب سياسي أو غيره أو لديه مسؤوليات تثير الشكوك حول قدرته على العمل بما يتفق مع دستور الجمعية.
 
6- ينبغي على المرشح أن يعمل حينها في عمل النيابة العامة / الادعاء العام أو في منظمة دولية كما هو مشار إليه في المادة رقم (2-2) من دستور الجمعية.
 
7- يجب على جميع المرشحين أن يكونو قادرين على إظهار ما يلي:
  • الالتزام بمعايير المسؤولية المهنية الصادرة عن  الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة وبيان الواجبات الأساسية وحقوق أعضاء النيابة؛ و
  • العمل باسم الجمعية و / أو دعم وتحقيق أهدافها؛ أو
  • أي عمل آخر ذو أهمية باسم أعضاء النيابة.
8- على المرشح أن يكون مستعدا لتكريس الوقت والعمل بنشاط في فعاليات وأنشطة وبرامج الجمعية.
 
9- كما هو مبين أعلاه فإن هذه المعايير تعتبر أساساً للترشيح لعضوية اللجنة التنفيذية وكما أن اللجنة التنفيذية تتوقع من الأعضاء الذين لم يتمكنوا من الوفاء بهذه المعايير تقديم استقالتهم من اللجنة التنفيذية.
 
مسؤوليات أعضاء اللجنة التنفيذية
 
بالإضافة إلى مهام اللجنة التنفيذية المنصوص عليها في دستور الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة في المادة رقم (8-2), يتحمل الأعضاء الأفراد في اللجنة التنفيذية أيضا مسؤوليات شخصية عامة, وتشمل المسؤوليات التالية:
 
- الترويج للجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة؛
- تجنيد أعضاء على المستوى الفردي والمؤسسي؛
- تقديم مقترحات والاستجابة لطلبات المساعدة المقدمة من الأمانة العامة فيما يتعلق: 
أ‌. النشرات الإخبارية الصادرة عن الجمعية.
ب‌. المجلات الصادرة عن الجمعية.
ت‌. سلسلة أفضل الممارسات الصادرة عن الجمعية ... وغيرها من المنشورات، بما في ذلك الدليل وتاريخ الجمعية والتقارير السنوية.
ث‌. عمل الجمعية.
ج‌. الموضوعات والمتحدثين في المؤتمرات  السنوية والإقليمية.
ح‌. إدارة المؤتمرات.
خ‌. تقديم المساعدة لأعضاء النيابة الآخرين.
 
- إعداد وتقديم تقرير خطي بشأن نشاط هذا العضو في دعمه للجمعية, وذلك خلال اجتماع الربيع الشمالي للجنة التنفيذية.
 
الترتيبات لعقد اجتماعات اللجنة التنفيذة تتسم بالكفاءة والفعالية :
1- عدد مرات الاجتماعات وتوقيتها.
- تجتمع اللجنة التنفيذية عادة مرتين في السنة, حيث تعقد إحدى هذه الاجتماعات مباشرة قبل انعقاد المؤتمر السنوي ("اجتماع المؤتمر") والاجتماع العام، واجتماع آخر وهو ("اجتماع الربيع الشمالي") ويكون قبل ستة أشهر تقريباً من ذلك التاريخ.
 
2- أماكن الاجتماع
بطبيعة الحال، ستعقد جلسة واحدة في نفس مكان لمؤتمر السنوي, وفي ذلك الاجتماع، أو في وقت سابق، تقرر اللجنة التنفيذية مكان انعقاد اجتماع الربيع الشمالي, حيث تسعى اللجنة التنفيذية لضمان عقد اجتماعاتها في أماكن متناثرة على نطاق واسع كي يتمكن أعضاء الجمعية من تمثيل كافة المناطق. في حالة عدم وجود مكان مقترح لدى اللجنة التنفيذية لعقد اجتماع الربيع التالي، يتم عقده في السنة التالية في فيينا، ليتزامن مع اجتماع لجنة الأمم المتحدة لمكافحة الجريمة والعدالة الجزائية.
 
3- أوراق موضوعات الاجتماع 
يقوم الأمين العام بتعميم أوراق العمل لكل اجتماع  على أعضاء اللجنة التنفيذية أو نشرها  في الموقع الإلكتروني لأعضاء اللجنة التنفيذية المرتبط بالموقع الإلكتروني للجمعية وذلك قبل موعد الاجتماع بأربعة عشر يوما على الأقل, ويمكن تداولها إلكترونيا أيضاً.
 
4-الاجتماع
4-1 لغة العمل في اجتماعات اللجنة التنفيذية هي اللغة الإنجليزية.
 
4-2 يرأس اجتماعات اللجنة التنفيذية الرئيس أو أحد نواب الرئيس في حالة غياب الرئيس.
 
4-3 يحتفظ  الأمين العام بمحضر الاجتماع, ويشتمل المحضر على مقررات اللجنة التنفيذية، ويعمل على التنسيق لمتابعة الإجراءات والقرارات الصادرة, لا يسمح بدعوة الصحافة لحضور اجتماعات اللجنة التنفيذية، وكما لا يسمح بتسجيل صوتي لأحداث اجتماعات اللجنة التنفيذية.
 
4-4 عضوية اللجنة التنفيذية هي عضوية شخصية، ويتم توفير مقعد لأعضاء اللجنة فقط, ويمكن للعضو الغير قادر على الحضور أن يرسل ممثلا عنه ويحضر بصفة مراقب, وكما عليه أن يبلغ الأمين العام بذلك قبل الاجتماع بأربعة عشر يوماً, حيث سيتم توفير مقاعد منفصلة للمراقبين.
 
5-جدول الأعمال
5-1 سيتم تعميم جدول أعمال الاجتماع أو نشره على الموقع الإلكتروني مع أوراق العمل.
 
5-2 البنود التالية هي بنود دائمة في جدول الأعمال:
 
أ‌. اعتماد محضر الاجتماع السابق.
ب‌. المسائل الناجمة عن المحضر.
ت‌. الاعتذار عن الغياب.
ث‌. قبول العضوية المؤسسية.
ج‌. تشكيل اللجنة التنفيذية.
ح‌. تشكيل لجنة المنازعات (كل 3 سنوات أو وفقا لمقتضى الحال).
خ‌. توصيات بشأن العضوية الفخرية وجوائز الجمعية.
د‌. تقرير عن الأنشطة (مكتب) الأمين العام وفيما يتعلق بشؤون الجمعية.
ذ‌. التقرير المالي
- الوضع المالي الراهن
- وضع العضوية
- رسوم العضوية
- الدعم الحكومي
ر‌.   تقرير من المستشار العام بشأن آخر المستجدات للمشروعات
ز‌. استعراض خطة العمل الحالية والمستقبلية.
س‌. تقارير بشأن نشاط أعضاء اللجنة التنفيذية (اجتماع الربيع الشمالي فقط)
ش‌. المؤتمرات السنوية (والاجتماع العام حسب مقتضى الحال).
ص‌. المؤتمرات الإقليمية
ض‌. تاريخ ومكان انعقاد الاجتماع اللجنة التنفيذية  القادم
 
6-النصاب القانوني
يكتمل النصاب القانوني لاجتماعات اللجنة التنفيذية في حالة حضور ثلث الأعضاء (بما في ذلك الرئيس، ونواب الرئيس، والأمين العام والمستشار العام).
 
7-التصويت
المقصود والهدف أن يتم صدور قرارات اللجنة التنفيذية بتوافق الآراء, ولكن، في حالة عدم حصول ذلك يتم إجراء تصويت، بحيث تكون قرارات اللجنة التنفيذية بالأغلبية البسيطة من الأعضاء الحاضرين والذين يحق لهم التصويت وفقاً لما يراه الرئيس مناسباً سواء بالاقتراع السري أو العلني. يتم إجراء تصويت على مسألة ما إذا طلب ذلك أحد أعضاء اللجنة التنفيذية ذلك, وفي حالة إجراء تصويت، سيتم تسجيل الأسماء من المقترح الأول ووصيفه في محضر الاجتماع، جنبا إلى جنب مع النتيجة العددية للتصويت.
يجوز التصويت فقط عند اكتمال حضور جميع أعضاء اللجنة التنفيذية الحاليين.
 
8- أعمال خلال الفترة ما بين الاجتماعات 
يمكن القيام بأعمال متعلقة باللجنة التنفيذية، بما في ذلك إجراء التصويت، خلال فترة ما بين الاجتماعات عن طريق الاتصالات الإلكترونية, ولكن، في حالة عدم وجود توافق في الآراء حول مسألة معينة، عندها يتم إحالة هذه المسألة إلى الاجتماع المقبل بحضور كامل أعضاء اللجنة التنفيذية.
 
9- التقارير
على كل عضو من أعضاء اللجنة التنفيذية تقديم في اجتماع الربيع الشمالي تقريرا موجزاً لنشاطه أو الأعمال التي قام بها دعما لأهداف الجمعية, ويتم نشر ملخصات هذه التقارير في النشرات الإخبارية الصادرة عن الجمعية.
لا يحل هذا البروتوكول محل، أو ينقض دستور الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة (الدستور). بل فإنه يحدد الترتيبات المتعلقة بإدارة اجتماعات اللجنة التنفيذية التي تتسم بالكفاءة والفعالية وفقاً لأحكام المادة رقم (8-11) من الدستور .
 
يحدد دستور الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة صلاحيات وواجبات اللجنة التنفيذية لأحكام المادة رقم (8-2) والتي هي على النحو التالي:
 
  • الإشراف على ومراقبة شؤون الجمعية بشكل عام؛
  • اعتماد الميزانيات السنوية والبيانات المالية بناء على اقتراح الأمين العام؛
  • اعتماد برامج العمل السنوية بناء على اقتراح الأمين العام؛
  • تحديد رسوم العضوية السنوية وفقا للمادة رقم (5)؛
  • قبول المتقدمين للعضوية المؤسسية وفقا للمادة رقم (4) وتعليق العضوية أو طرد الأعضاء المؤسسية وفقا للمادة رقم (6-3)؛
  • رفع توصيات بالأشخاص إلى الاجتماع العام بشأن العضوية الفخرية وفقا للمادة رقم (4)؛
  • تقديم الترشيحات إلى الاجتماع العام لتعيين أعضاء من اللجنة التنفيذية ولجنة المنازعات، وانتخاب الرئيس ونواب الرئيس والأمين العام؛
  • تعيين المستشار العام أيضاً؛
  • تعليق عضوية أعضاء اللجنة التنفيذية، ورفع توصية إلى الاجتماع العام بإقالة هؤلاء الأعضاء أو إقالة الرئيس، أو نائب رئيس، أو الأمين العام أو المستشار العام؛
  • بالاشتراك مع الأمين العام  إعداد المؤتمرات التي تعقد عملا بأحكام المادة رقم (15)، وتحديد رسوم المؤتمر والبرامج والميزانيات، وتعيين لجنة لتنظيم المؤتمر السنوي، وإذا اقتضت الضرورة، لأي مؤتمر آخر المساعدة في تنظيمه؛
  • اتخاذ قرارات عملا بالمواد (14-3) و (14-4) و (15-1) و(15-4)؛
  • مساعدة أعضاء الجمعية وفقا أهداف الجمعية؛
  • اقتراح بتشكيل لجان الجمعية قبل الاجتماع العام، وتحديدمسميات ومهام وصلاحيات وإجراءات هذه اللجان  سواء قبل أو بعد تشكيلها.
الترشيحات لعضوية اللجنة التنفيذية:
 
1- تقدم الترشيحات لعضوية اللجنة التنفيذية من قبل اللجنة التنفيذية على أساس شخصي، بمعنى أنه ليس لأي بلد أو اختصاص قضائي أو مؤسسة أو جمعية الحق التلقائي في الحصول على مقعد في اللجنة التنفيذية.
 
2- يحق للجنة التنفيذية رفض اقتراح بديل يأتي من نفس البلد أو الاختصاص القضائي أو المؤسسة أو الجمعية كعضو لأخر متقاعد (أو أي اقتراح آخر). وتراعي اللجنة التنفيذية دائماً الحاجة للتوازن الإقليمي والتوازن بين الجنسين.
 
3- عندما يتم التحدث أمام اللجنة التنفيذية، على الأعضاء السعي للاستفادة من خبراتهم الواسعة بأقصى قدر ممكن- ومع ذلك، من المفهوم أن هناك مناسبات يكون فيها الأعضاء مقيدين بالمتطلبات المحلية، ولن يكونو قادرين على الاتفاق على المبادئ أو الآراء مع أعضاء آخرين في اللجنة التنفيذية.
 
4- يسعى رئيس اجتماع اللجنة التنفيذية دائماً على تحقيق التوافق في الآراء، والسعي دائما على تأييد بإجماع أعضاء اللجنة التنفيذية على جميع السياسات والوثائق الخاصة بالجمعية.
 
إجراءات ترشيح الأشخاص لعضوية اللجنة التنفيذية
 
عند دراسة ترشيح الاشخاص لعضوية اللجنة التنفيذية يتم النظر إلى رقم تعيين المرشح من قبل الاجتماع العام، حيث يكون القرار وفقاً للمعايير التالية:
 
1- إن كان المرشح أحد أعضاء الجمعية الفردي أو أحد الممثلين المعينين رسميا عن المؤسسة العضو, وعندما يتم انتخاب الشخص عضواً في اللجنة التنفيذية يصبح عضواً فردياً في الجمعية؛
 
2-يتقدم المرشح عن المنطقة التي يصبح عنها شاغر، إلا إذا كان الترشيح من شأنه أن يحسن التوازن بين مناطق العالم، وتمثيل الأنظمة القانونية الرئيسية في العالم؛ عندها تأتخذ اللجنة التنفيذية أيضا في الاعتبار الحاجة إلى إنشاء والحفاظ على تمثيل عادل للإناث والذكور بين أعضاء النيابة.
 
3-لغة العمل في اللجنة التنفيذية هي اللغة الإنجليزية، وعلى المرشح أن يتقن اللغة الإنجليزية بما فيه الكفاية ليتمكن من المشاركة بفاعلية في مناقشات اللجنة.
 
4-على المرشح أن يكون:
  • رئيس نيابة أو أحد أعضاء النيابة من الرتب الرفيعة في الدائرة، وأن يقبل التعيين بموافقة مدير عام / رئيس الدائرة؛
  • رئيس جمعية لأعضاء النيابة تم تشكيلها في بلد ما أو  يتحلى بصفة قضائية أو أحد أعضاء الهيئة العليا لتلك الجمعية، وعليه أن يقبل التعيين بموافقة رئيس الجمعية أيضاً؛ أو
  • رئيس منظمة أو هيئة أو مؤسسة أنشئت لتعزيز التدابير الرامية إلى منع ومكافحة الجريمة، أو عضوا في فريق الإدارة العليا لتلك المنظمة أو الهيئة أو المؤسسة؛
  • عضو فردي يظهر أنه جدير بعضوية اللجنة التنفيذية بأن أثبت ذلك من خلال عمله باسم الجمعية أو باسم أعضاء النيابة بشكل عام
5-  ينبغي عدم ترشيح للجنة التنفيذية لأي شخص يحتل منصب سياسي أو غيره أو لديه مسؤوليات تثير الشكوك حول قدرته على العمل بما يتفق مع دستور الجمعية.
 
6- ينبغي على المرشح أن يعمل حينها في عمل النيابة العامة / الادعاء العام أو في منظمة دولية كما هو مشار إليه في المادة رقم (2-2) من دستور الجمعية.
 
7- يجب على جميع المرشحين أن يكونو قادرين على إظهار ما يلي:
  • الالتزام بمعايير المسؤولية المهنية الصادرة عن  الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة وبيان الواجبات الأساسية وحقوق أعضاء النيابة؛ و
  • العمل باسم الجمعية و / أو دعم وتحقيق أهدافها؛ أو
  • أي عمل آخر ذو أهمية باسم أعضاء النيابة.
8- على المرشح أن يكون مستعدا لتكريس الوقت والعمل بنشاط في فعاليات وأنشطة وبرامج الجمعية.
 
9- كما هو مبين أعلاه فإن هذه المعايير تعتبر أساساً للترشيح لعضوية اللجنة التنفيذية وكما أن اللجنة التنفيذية تتوقع من الأعضاء الذين لم يتمكنوا من الوفاء بهذه المعايير تقديم استقالتهم من اللجنة التنفيذية.
 
مسؤوليات أعضاء اللجنة التنفيذية
 
بالإضافة إلى مهام اللجنة التنفيذية المنصوص عليها في دستور الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة في المادة رقم (8-2), يتحمل الأعضاء الأفراد في اللجنة التنفيذية أيضا مسؤوليات شخصية عامة, وتشمل المسؤوليات التالية:
 
- الترويج للجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة؛
- تجنيد أعضاء على المستوى الفردي والمؤسسي؛
- تقديم مقترحات والاستجابة لطلبات المساعدة المقدمة من الأمانة العامة فيما يتعلق: 
أ‌. النشرات الإخبارية الصادرة عن الجمعية.
ب‌. المجلات الصادرة عن الجمعية.
ت‌. سلسلة أفضل الممارسات الصادرة عن الجمعية ... وغيرها من المنشورات، بما في ذلك الدليل وتاريخ الجمعية والتقارير السنوية.
ث‌. عمل الجمعية.
ج‌. الموضوعات والمتحدثين في المؤتمرات  السنوية والإقليمية.
ح‌. إدارة المؤتمرات.
خ‌. تقديم المساعدة لأعضاء النيابة الآخرين.
 
- إعداد وتقديم تقرير خطي بشأن نشاط هذا العضو في دعمه للجمعية, وذلك خلال اجتماع الربيع الشمالي للجنة التنفيذية.
 
الترتيبات لعقد اجتماعات اللجنة التنفيذة تتسم بالكفاءة والفعالية :
1- عدد مرات الاجتماعات وتوقيتها.
- تجتمع اللجنة التنفيذية عادة مرتين في السنة, حيث تعقد إحدى هذه الاجتماعات مباشرة قبل انعقاد المؤتمر السنوي ("اجتماع المؤتمر") والاجتماع العام، واجتماع آخر وهو ("اجتماع الربيع الشمالي") ويكون قبل ستة أشهر تقريباً من ذلك التاريخ.
 
2- أماكن الاجتماع
بطبيعة الحال، ستعقد جلسة واحدة في نفس مكان لمؤتمر السنوي, وفي ذلك الاجتماع، أو في وقت سابق، تقرر اللجنة التنفيذية مكان انعقاد اجتماع الربيع الشمالي, حيث تسعى اللجنة التنفيذية لضمان عقد اجتماعاتها في أماكن متناثرة على نطاق واسع كي يتمكن أعضاء الجمعية من تمثيل كافة المناطق. في حالة عدم وجود مكان مقترح لدى اللجنة التنفيذية لعقد اجتماع الربيع التالي، يتم عقده في السنة التالية في فيينا، ليتزامن مع اجتماع لجنة الأمم المتحدة لمكافحة الجريمة والعدالة الجزائية.
 
3- أوراق موضوعات الاجتماع 
يقوم الأمين العام بتعميم أوراق العمل لكل اجتماع  على أعضاء اللجنة التنفيذية أو نشرها  في الموقع الإلكتروني لأعضاء اللجنة التنفيذية المرتبط بالموقع الإلكتروني للجمعية وذلك قبل موعد الاجتماع بأربعة عشر يوما على الأقل, ويمكن تداولها إلكترونيا أيضاً.
 
4-الاجتماع
4-1 لغة العمل في اجتماعات اللجنة التنفيذية هي اللغة الإنجليزية.
 
4-2 يرأس اجتماعات اللجنة التنفيذية الرئيس أو أحد نواب الرئيس في حالة غياب الرئيس.
 
4-3 يحتفظ  الأمين العام بمحضر الاجتماع, ويشتمل المحضر على مقررات اللجنة التنفيذية، ويعمل على التنسيق لمتابعة الإجراءات والقرارات الصادرة, لا يسمح بدعوة الصحافة لحضور اجتماعات اللجنة التنفيذية، وكما لا يسمح بتسجيل صوتي لأحداث اجتماعات اللجنة التنفيذية.
 
4-4 عضوية اللجنة التنفيذية هي عضوية شخصية، ويتم توفير مقعد لأعضاء اللجنة فقط, ويمكن للعضو الغير قادر على الحضور أن يرسل ممثلا عنه ويحضر بصفة مراقب, وكما عليه أن يبلغ الأمين العام بذلك قبل الاجتماع بأربعة عشر يوماً, حيث سيتم توفير مقاعد منفصلة للمراقبين.
 
5-جدول الأعمال
5-1 سيتم تعميم جدول أعمال الاجتماع أو نشره على الموقع الإلكتروني مع أوراق العمل.
 
5-2 البنود التالية هي بنود دائمة في جدول الأعمال:
 
أ‌. اعتماد محضر الاجتماع السابق.
ب‌. المسائل الناجمة عن المحضر.
ت‌. الاعتذار عن الغياب.
ث‌. قبول العضوية المؤسسية.
ج‌. تشكيل اللجنة التنفيذية.
ح‌. تشكيل لجنة المنازعات (كل 3 سنوات أو وفقا لمقتضى الحال).
خ‌. توصيات بشأن العضوية الفخرية وجوائز الجمعية.
د‌. تقرير عن الأنشطة (مكتب) الأمين العام وفيما يتعلق بشؤون الجمعية.
ذ‌. التقرير المالي
- الوضع المالي الراهن
- وضع العضوية
- رسوم العضوية
- الدعم الحكومي
ر‌.   تقرير من المستشار العام بشأن آخر المستجدات للمشروعات
ز‌. استعراض خطة العمل الحالية والمستقبلية.
س‌. تقارير بشأن نشاط أعضاء اللجنة التنفيذية (اجتماع الربيع الشمالي فقط)
ش‌. المؤتمرات السنوية (والاجتماع العام حسب مقتضى الحال).
ص‌. المؤتمرات الإقليمية
ض‌. تاريخ ومكان انعقاد الاجتماع اللجنة التنفيذية  القادم
 
6-النصاب القانوني
يكتمل النصاب القانوني لاجتماعات اللجنة التنفيذية في حالة حضور ثلث الأعضاء (بما في ذلك الرئيس، ونواب الرئيس، والأمين العام والمستشار العام).
 
7-التصويت
المقصود والهدف أن يتم صدور قرارات اللجنة التنفيذية بتوافق الآراء, ولكن، في حالة عدم حصول ذلك يتم إجراء تصويت، بحيث تكون قرارات اللجنة التنفيذية بالأغلبية البسيطة من الأعضاء الحاضرين والذين يحق لهم التصويت وفقاً لما يراه الرئيس مناسباً سواء بالاقتراع السري أو العلني. يتم إجراء تصويت على مسألة ما إذا طلب ذلك أحد أعضاء اللجنة التنفيذية ذلك, وفي حالة إجراء تصويت، سيتم تسجيل الأسماء من المقترح الأول ووصيفه في محضر الاجتماع، جنبا إلى جنب مع النتيجة العددية للتصويت.
يجوز التصويت فقط عند اكتمال حضور جميع أعضاء اللجنة التنفيذية الحاليين.
 
8- أعمال خلال الفترة ما بين الاجتماعات 
يمكن القيام بأعمال متعلقة باللجنة التنفيذية، بما في ذلك إجراء التصويت، خلال فترة ما بين الاجتماعات عن طريق الاتصالات الإلكترونية, ولكن، في حالة عدم وجود توافق في الآراء حول مسألة معينة، عندها يتم إحالة هذه المسألة إلى الاجتماع المقبل بحضور كامل أعضاء اللجنة التنفيذية.
 
9- التقارير
على كل عضو من أعضاء اللجنة التنفيذية تقديم في اجتماع الربيع الشمالي تقريرا موجزاً لنشاطه أو الأعمال التي قام بها دعما لأهداف الجمعية, ويتم نشر ملخصات هذه التقارير في النشرات الإخبارية الصادرة عن الجمعية.