PROTOCOLO DEL PROGRAMA DE SUBVENCIONES

Protocolo del Programa de Subvención de la IAP

Considerando que el compromiso de la Asociación Internacional de Fiscales (Asociación) es promover las buenas relaciones entre fiscales, asociaciones de fiscales y fiscalías y facilitar el intercambio y la difusión de información, experticia y experiencias entre éstos;

Considerando que la Asociación admite la participación de fiscales de todas las regiones del mundo en sus Conferencias Anuales;

Considerando que el deseo de la Asociación es posibilitar la participación, en la Conferencia Annual, de representantes idóneos de fiscalías y asociaciones de fiscales provenientes de la mayor cantidad posible de países de bajos y medianos ingresos (según la clasificación Comité de Ayuda al Desarrollo (CAD) de Naciones Unidas); y

Considerando que el deseo de la Asociación es espaldar la formación profesional y la exposición a mejores prácticas internacionales de fiscales que cuenten con la experiencia pertinente y cuyas carreras profesionales tengan un futuro prometedor;

El Comité Ejecutivo ha aprobado las siguientes normas que rigen el funcionamiento del Programa de Subvención para facilitar la participación en la Conferencia Anual de la Asociación.

Estas normas también se aplicarán mutatis mutandis a otros Programas de Subvención ad hoc administrados por la Asociación.

Elegibilidad y Preferencias

  1. Las subvenciones de la IAP serán otorgadas al / a los miembro(s) que cumpla(n) con los siguientes criterios de elegibilidad:
  1. Ser miembro individual de la IAP o representante formal de un miembro organizacional de la IAP; y
  2. Ser ciudadano de uno de los países incluidos en el listado del Comité de Ayuda al Desarrollo (CAD) de Naciones Unidas o, en circunstancias excepcionales, de cualquier otro país; y
  3. Ser miembro de una fiscalía o asociación de fiscales y contar con la autorización del titular de dicha fiscalía o asociación de fiscales para participar en la Conferencia Anual.
  1. Se dará preferencia a los solicitantes que cuenten con experiencia adecuada comprobable, con un mínimo de tres (3) años de antigüedad como fiscal, y un futuro prometedor en sus carreras profesionales, y puedan demostrar que su participación en la conferencia tendrá un valor significativo para su labor como fiscal o para la organización que representan.
  1. Normalmente, se subvencionará la participación de una (1) persona por país. En circunstancias especiales, se podrá considerar la posibilidad de ayudar económicamente a más de un fiscal por país. No obstante lo antedicho, se dará preferencia a los candidatos que no hayan recibido subvenciones anteriormente. En circunstancias excepcionales, el Comité del Programa de Subvención de la IAP podrá tomar otra decisión, con el objeto conservar la representación regional o realizar una contribución especial para la Conferencia Anual de la IAP.
  1. La subvención podrá cubrir matrículas de inscripción, gastos de viaje y de alojamiento. Los candidatos elegibles podrán solicitar apoyo económico para cubrir la totalidad o una parte de los gastos relacionados con su participación en la Conferencia Anual.
  1. Los beneficiarios de las subvenciones presentarán al Secretario General un informe sobre su participación en la Conferencia Anual. El plazo para presentarlo será de un (1) mes y correrá a partir de la fecha de cierre de la Conferencia Anual. El informe deberá documentar las conclusiones de su participación en la Conferencia Anual.

Procedimiento

  1. En cada Asamblea de primavera septentrional del Comité Ejecutivo, se nombrará un (1) nuevo miembro del Comité del Programa de Subvención (GPC). El Comité estará integrado por el Secretario General y dos (2) miembros del Comité Ejecutivo designados por este último. El Secretario General presidirá el GPC. El GPC decidirá por voto de mayoría en función de la cantidad de solicitudes recibidas y los fondos disponibles para ese año concreto.
  1. El Secretario General fijará el plazo para presentar las solicitudes de subvención. Las solicitudes deberán ser presentadas en un plazo no menor a los tres (3) meses de antelación a la Conferencia Anual, para así contar con tiempo suficiente para la consideración de solicitantes y la ulterior administración de las subvenciones.
  1. Inmediatamente después de comunicar a los miembros la “convocatoria de expresiones de interés” para participar en la Conferencia Anual, el Secretario General anunciará en el sitio web de la IAP la apertura del Programa de Subvención para presentar solicitudes. El programa y el plazo de presentación de solicitudes también se incluirán en el primer Newsletter subsiguiente a la “convocatoria de expresiones de interés”.
  1. Las solicitudes deberán incluir lo siguiente:
  1. Información que demuestre que el solicitante cumple con los criterios de elegibilidad (ser miembro individual de la IAP o representante formal de un miembro organizacional de la IAP, ser ciudadano de un país del listado del CAD de Naciones Unidas y contar con la autorización y el respaldo del titular de la fiscalía que representa);
  2. Una breve declaración por escrito que demuestre que el solicitante tiene la “experticia adecuada” y un “futuro prometedor” en su carrera como fiscal; y
  3. Una breve declaración por escrito que explique en qué sentido “la participación en la conferencia tendrá un valor significativo” para la labor del solicitante como fiscal.
  1. Inmediatamente después del vencimiento del plazo de solicitud, el Secretario General reunirá las solicitudes recibidas y presentará al Comité del Programa de Subvención la lista de candidatos elegibles junto con la documentación complementaria brindada por los solicitantes.
  1. El otorgamiento de la subvención al solicitante será decidido por mayoría simple del Comité del Programa de Subvención y esta decisión se tomará en función de la cantidad de solicitantes, los fondos disponibles y cualquier otra necesidad concreta de la Conferencia Anual.
  1. El Secretario General comunicará la decisión directamente a los solicitantes e informará acordemente al Comité Ejecutivo.
  1. Luego de la inscripción del beneficiario a la Conferencia Anual, el Secretario General dispondrá, si procediera, el pago del costo de inscripción al comité organizador de la Conferencia Anual y, si también procediera, el costo de alojamiento. Se reembolsarán al beneficiario los demás gastos que éste tuviera y estén cubiertos por la subvención. Las solicitudes de reembolso deberán hacerse por escrito y se deberá adjuntar a estas las copias de todos los recibos de pago. Cuando el beneficiario reciba el reembolso de dichos gastos, deberá firmar y acusar recibo por el reembolso recibido, y dicho acuse de recibo también deberá estar firmado por el Secretario General o, en su defecto, por un representante designado por éste.

Colecta de Fondos

  1. El Secretario General iniciará la colecta de fondos con un (1) año de antelación a la Conferencia Anual, con el objeto de asegurar una mayor cantidad de donantes de fondos en apoyo del Programa de Subvención.
  1. Asimismo, se invitará a los miembros individuales de la IAP a que colaboren en calidad de donantes de fondos. Las solicitudes de colaboración a los miembros de la IAP se realizarán a través del comunicado de renovación de membresía anual de la Secretaría, así como también a través de los avisos publicados en el Newsletter de la IAP.
  1. El Secretario General publicará el procedimiento de apoyo al Programa de Subvención en el sitio web de la IAP.

Registros y Administración

  1. El Secretario General preparará la adecuada y oportuna transferencia de fondos a los beneficiarios de las subvenciones y la documentación relativa a la recepción de dichos fondos.
  1. El Secretario General llevará registros de los siguientes asuntos:
  1. Recepción de fondos donados;
  2. Solicitudes de subvención recibidas;
  3. Resolución del Comité del Programa de Subvención; e
  4. Informes de los beneficiarios de las subvenciones presentados a la IAP.
  1. El Secretario General presentará los recibos y los documentos complementarios al contador y al Comité de Supervisión Financiera de la IAP, garantizando de este modo la transparencia y la rendición de cuentas.
  1. El Secretario General dará cuenta al Comité Ejecutivo de los ingresos y los gastos del Programa de Subvención incluidos en el Informe Financiero Anual. El informe incluirá, entre otros datos, los que se detallan a continuación:
  1. Los fondos disponibles para las subvenciones;
  2. El origen de los fondos;
  3. La cantidad de solicitantes; y
  4. Los nombres de las personas seleccionadas como beneficiarias junto con el detalle del nivel de financiación otorgado a cada uno de los beneficiarios.
  1. Asimismo, en caso de que le fuera solicitado, el Secretario General podrá presentar el informe necesario a los principales donantes de fondos.
  1. Los términos del presente Protocolo serán revisados dos (2) años después de la fecha en que se hayan realizado los ajustes pertinentes. La primera evaluación se llevará a cabo en 2019, en la Asamblea de primavera septentrional del Comité Ejecutivo.