Организация конференции МАП


Члены местного организационного комитета от прокуратуры КНР с Президентом МАП Герхардом Ярошем во время 22-й Ежегодной конференции

Коммуникация – это жизненно необходимый инструмент для поддержания мира, порядка и гармонии в мире, который с каждым днем становится всё сложнее. Также коммуникация это самый важный инструмент выстраивания эффективной и функциональной работы такой всемирной ассоциации как Международная ассоциация прокуроров, представляющая более 177 стран.

По этим причинам главной целью организации ежегодных конференций о основном является налаживание коммуникаций, в том числе для информирования, обмена опытом и даже немного развлечения.

Ежегодные конференции это единственная возможность для прокуроров встретиться исключительно с коллегами со всего мира для обсуждения тем, представляющих для них наибольший интерес.

Создание форума для прокуроров, где они смогут обмениваться опытом по избранным темам, выбираемым совместно стороной, принимающей конференцию, и секретариатом МАП, является очень важной задачей.

Краткая история ежегодных конференций

Международная ассоциация прокуроров была создана в июне 1995 г. В комплексе ООН в Вене и формально учреждена в сентябре 1996 г. на 1-м Общем собрании в Будапеште.

В тоже время, когда проходило первое Общее собрание, Венгрия приняла первую Ежегодную конференцию МАП с целью обсуждения тем в рамках целей ассоциации.

С тех пор организация ежегодных конференций в начале сентября, в одно время с Общим собранием, стала неизменной практикой, и непосредственно перед ними всегда проходит осеннее заседание Исполнительного комитета.

Ежегодные конференции всегда охотно посещают члены МАП и сопровождающие их лица, но также на конференции приглашали и специальных гостей, таких как Нельсон Мандела, которому была вручена почетная медаль, и его высочество Датский Кронпринц Фредерик.

Государства, принимавшие конференции

За годы различные прокуратуры принимали ежегодные конференции МАП, с разной численностью сотрудников, разными техническими и социальными программами.

Однако есть определенные черты, общие для всех ведомств, принимавших конференции:

- пионеры в определенных правовых сферах;

- могут руководить проведением конференции и предоставить достаточно сотрудников, чтобы справиться со всеми практическими задачами и администрированием конференции;

Хотя в краткосрочной перспективе создается впечатление, что ежегодная конференция требует слишком серьезной организации и множества балансирующих друг друга ролей, однако, как правило, процесс оказывает оживляющее и возбуждающее воздействие на ведомство и участвующих сотрудников/прокуроров.

Зачем проводить ежегодную конференцию?

Как у проводящей стороны у Вас будет большое влияние на выбор темы для Вашей конференции, поэтому есть возможность выбрать такую, которая будет отвечать Вашим конкретным интересам, что создаст превосходную возможность собрать вместе коллег со всех регионов мира для обсуждения темы, имеющей актуальность для вашей повседневной работы!

Проводя ежегодную конференцию Вы получаете уникальную возможность поделиться своим опытом, навыками и традициями с другими прокурорами, приехавшими из стран с разной культурной и правовой средой.

Другими словами, расширьте охват знаний Вашего ведомства при помощи зарубежных правовых традиций, вызовов и реформ, открыв двери в огромное хранилище юридической мудрости, которое совместно образуют члены Международной ассоциации прокуроров.

Преимущества проведения конференции МАП

Во-первых, принимающая сторона, организуя такую презентабельную конференцию, среди прочего получает:

  • расширенные рабочие отношения с сотнями коллег-прокуроров со всего мира;
  • ценные контакты для международного сотрудничества в будущем;
  • новые перспективы, свежие идеи и возможности попробовать новые точки зрения на вопросы права;
  • расширение опыта общения Ваших сотрудников с другими культурами;
  • развитие командного духа среди Ваших сотрудников, что создаст хорошее основание для последующего внутринационального и международного сотрудничества;
  • повод для национальной гордости;
  • укрепление совместных проектов с местными туристическими бюро и другими местными органами.

Во-вторых, проведение такой большой международной конференции это прекрасный способ путешествовать по миру, не покидая своего города.

Помните, что совместно проведенное время, полученные знания и изученные различия будут затем продолжать обогащать и принимающую сторону и гостей!

Финансовые обязательства принимающей стороны

Ежегодные конференции должны быть в большей степени самоокупаемыми, предполагается, что все затраты на конференцию будут компенсированы доходом от регистрационных взносов.

Исключительную ответственность за бюджет конференции, как и финансовые риски дефицита бюджета несет местный организационный комитет (принимающая сторона). Он же получает и доходы, если регистрационные взносы перекрывают расходы.

Местный организационный комитет имеет право на 90% доходов от регистрационных взносов; оставшиеся 10% сборов от регистрационных взносов, но не менее 85 евро за участника, получает МАП.

Критерии подачи заявок на проведение конференций

Конференции МАП должны по возможности проводиться в как можно более широком количестве регионов мира.

Как правило, Конференция проводится в крупном городе, часто в столице, что обеспечивает возможность:

  • пригласить высокопоставленных лиц на заседание конференции или протокольные мероприятия;
  • местным национальным организациям провести протокольные мероприятия;
  • членам посетить их посольства; и
  • участникам прилететь напрямую в город проведения мероприятия.

Необходимо наличие свидетельства поддержки на высоком уровне для помощи в финансировании конференции, предоставления помощи при проведении протокольных мероприятий и возможности участия высокопоставленного государственного лица в открытии конференции.

Выдержка из «Протокола по подаче и рассмотрению заявок на проведение Eжегодной конференции Международной ассоциации прокуроров»

а) приглашение подавать заявки делает Исполнительный комитет на Конференции или после неё за три года до даты проведения планируемой конференции;

б) Секретариат должен получить заявки за четыре недели до следующего весеннего заседания Исполнительного комитета. У претендентов затем может быть запрошена более подробная информация, Исполнительный комитет принимает решение на заседании на конференции за два года до даты проведения планируемой Конференции;

в) заявка должна поступить от члена МАП. В большинстве случаев это прокурорский орган или ассоциация прокуроров;

г) потенциальные участники должны запросить в Секретариате копию материалов по проведению конференции;

д) заявка должна четко отвечать требованиям руководства по проведению конференции;

е) несмотря на то, что рассмотрены будут все заявки, Исполнительный комитет учитывает необходимость проведения Ежегодной конференции во всех регионах мира. Соответственно может быть необходимо отдать предпочтение одной заявке перед другой на региональном основании.