Протокол о командировочных расходах

Протокол для  определения командировочных расходов сотрудников МАП или иных лиц, представляющих Ассоциацию

Определяя:

* Необходимость командировочной поездки в интересах Международной Ассоциации Прокуроров (МАП);

* Факт того, что  командировочные затраты и/или затраты на проживание должны оплачиваться вне рамок общего бюджета МАП;

* Необходимость в действенности и эффективности;

* Необходимость в прозрачности и подотчетности;

Данный Протокол о Командировочных поездках определяет директивные указания

1.  Затраты на командировочные поездки, которые должны покрываться бюджетом МАП, должны быть заблаговременно утверждены  Генеральным Секретарем;

2. Затраты на командировочные поездки могут возмещаться только отдельному лицу, которое официально представляет Ассоциацию;

3. Генеральный Секретарь должен учесть пользу и эффективность представления со стороны одного ил нескольких сотрудников и имеющийся в наличии бюджет.

 

Без каких-либо ограничений Генеральный Секретарь должен обдумать:

·        выдвигает ли цель командировочной поездки один или несколько субъектов МАП;

·        будет ли командировочная поездка важной для члена(ов) МАП;

·        связаны ли расходы с отдельным проектом, инициативой или мероприятием, которое одобрено Исполнительным Комитетом МАП;

·        поддерживают ли затраты деятельность/ мероприятие, включенное в утвержденный ежегодный Бизнес-План МАП.

4. Если представитель или сотрудник МАП приглашен к принятию участия в собрании или в конференции от имени МАП, то Генеральный Секретарь должен изучить возможности командировочных расходов, которые должны покрываться приглашающей организацией. Генеральный Секретарь также может просмотреть пути для достижения такого же результата с меньшими затратами; например, путем организации видеоконференции или посредством обращения к иному лицу для представления МАП. Официальный представитель МАП, командировочные расходы которого покрываются со стороны МАП, обязан составлять краткий отчет о мероприятии, на котором он/ она приняла участие, и подготовить счет расходов. Сотрудники МАП и члены Исполнительного комитета  должны включать свои командировочные отчеты в ежегодные Отчеты о Деятельности, которые должны быть представлены Исполнительному Комитету до проведения Северных Весенних Заседаний.

5. Независимо от расходов, если привлекается член Секретариата МАП, то Генеральный Секретарь должен также учесть время отсутствия в связи с выполнением ежедневных обязанностей сотрудника МАП.

6. Любые разногласия, связанные с командировочной деятельностью сотрудников/представителей МАП, могут быть представлены Исполнительному Комитету для принятия конечного решения.