Протокол заявок

Протокол представления и рассмотрения заявок по проведению ежегодных конференций Международной Ассоциации Прокуроров

Принимая во внимание Статью 15. Конституции Международной Ассоциации Прокуроров, где предусматривается, что Конференция должна проводиться ежегодно, в том месте и в то время, которое определит Исполнительный Комитет, и

Принимая во внимание, что Исполнительному Комитету необходимо создать ясное обоснование, по которому предложение цены должно состояться, и критерии, которые используются для принятия решений

Далее следует обычная общая схема, которая при прочтении совместно со справочником по конференции, объясняет участнику основу по которой должно составляться предложение цены:

а) Пригласительные на конференцию по предложению цены будут составлены Исполнительным Комитетом до и после Конференции за три года до конференции, о которой идет речь

б) Предложение цены получает Секретариат за четыре недели доследующего  весеннего заседания Исполнительного Комитета. Предмет обсуждения может быть рассмотрен участниками и Исполнительный Комитет примет решение на конференции за два года до конференции, о которой идет речь

в) Цена должна быть предложена партнером МАП.  Обычно им являются органы прокуратуры или объединение прокуроров

г) Потенциальный участник должен запросить копию материала по конференции по предложению цены у Секретариата

д) Цена должна точно отвечать требованиям руководства конференции

е) Ели внимание будет уделено всем процедурам по предложению цены, Исполнительный Комитет будет иметь в виду необходимость проведения Ежегодной Конференции во всех регионах мира. Поэтому может быть необходимость того, что нужно дать предпочтение одной заявке на региональной основе

При рассмотрении любого предложения Исполнительный Комитет будет использовать следующие критерии в качестве основы для принятия решения:

1) Обычно конференция проводятся в крупном городе. Обычно это столица, если есть возможность:

-приглашать старшие должностные лица для участия в сессиях конференции или в общественных мероприятиях,

-проводить общественные мероприятия местным национальным объединениям,

-посещать партнерам их посольства, и

-участникам летать прямым рейсом в город-организатор

2) Должны быть конференц-залы, отвечающие требованиям, изложенным в руководстве по конференции

3) Должна быть подробная информация об участии и поддержки местной прокуратуры, а также готовность прокуратуры провести прием во время конференции.

4) Так же должны присутствовать признаки того, что будет  осуществлена локальная поддержка высокого уровня:

-финансовая помощь конференции;

-помощь спонсора/субсидирование социальных событий, и

-предоставление лица, для открытия конференции

5) Также должно быть указание о пригодности местных профессиональных консультантов конференции.

6) Должно быть достаточно достопримечательностей, чтобы обеспечить соответствующее количество туров для сопровождающих лиц.

7) Должен быть ясный план как для сопровождающих лиц, так и для социальной программы.

8) Должны быть доказательства, что будет собран местный комитет, который будет курировать координацию работы консультантов конференции, а также предоставление помощи Секретариату.

9) Должно быть четко указано, что бюджет будет  установлен на уровне, который будет поддерживать оплату за конференцию, которая обычно не увеличивается более чем на 10% по сравнению с предыдущим годом.