Протокол подачи заявок на проведение конференции

Протокол по подаче и рассмотрению заявок на проведение Eжегодной конференции Международной ассоциации прокуроров

Исходя их того, что Статья 15.1 Устава Международной ассоциации прокуроров предусматривает ежегодное проведение Конференции в месте и в период времени, установленные Исполнительным комитетом; и

С учетом того, что Исполнительному комитету необходимо четко обозначить основу подачи заявок и критерии, использующиеся при принятии решения,  

Ниже следует простая программа, которая вместе с руководством по проведению конференции объясняет потенциальным претендентам основу составления заявки:

а) приглашение подавать заявки делает Исполнительный комитет на Конференции или после неё за три года до даты проведения планируемой конференции;

б) Секретариат должен получить заявки за четыре недели до следующего весеннего заседания Исполнительного комитета. У претендентов затем может быть запрошена более подробная информация, Исполнительный комитет принимает решение на заседании на конференции за два года до даты проведения планируемой Конференции;

в) заявка должна поступить от члена МАП. В большинстве случаев это прокурорский орган или ассоциация прокуроров;

г) потенциальные участники должны запросить в Секретариате копию материалов по проведению конференции;

д) заявка должна четко отвечать требованиям руководства по проведению конференции;

е) несмотря на то, что рассмотрены будут все заявки, Исполнительный комитет учитывает необходимость проведения Ежегодной конференции во всех регионах мира. Соответственно может быть необходимо отдать предпочтение одной заявке перед другой на региональном основании.

При рассмотрении любой заявки Исполнительный комитет будет руководствоваться следующими критериями в качестве основы для принятия решения:

1) Как правило, Конференция проводится в крупном городе, часто в столице, что обеспечивает возможность:

- пригласить высокопоставленных лиц на заседание конференции или протокольные мероприятия;
- местным национальным организациям провести протокольные мероприятия;
- членам посетить их посольства; и
- участникам прилететь напрямую в город проведения мероприятия.

2) Должны быть предоставлены средства проведения конференции, соответствующие требованиям, указанным в руководстве по проведению конференции.

3) Должна быть предоставлена подробная информация об участии и поддержке местного прокурорского органа и его готовности обеспечивать приём во время конференции.

4) Должны быть указания на наличие местной поддержки на высоком уровне:

- для помощи в финансировании конференции;
- для помощи спонсорам/частичного финансирования светских мероприятий; и
- для обеспечения присутствия высокопоставленного лица для открытия конференции.

5) Должно быть указание на пригодность местных профессиональных специалистов по проведению конференций.

6) Должно быть достаточное количество местных достопримечательностей для обеспечения целесообразного числа экскурсий для сопровождающих лиц.

7) Должно быть четкое планирование программы для сопровождающих лиц и культурной программы.

8) Должно быть подтверждение того, что будет собран местный комитет, который будет осуществлять координацию работы консультантов и местных сотрудников, оказывающих помощь Секретариату.

9) Должно быть четкое указание на то, что финансовый бюджет может быть установлен на таком уровне, при котором взнос для участников конференции останется на уровне, при обычных обстоятельствах не превышающем более чем на 10 процентов сумму взноса на конференции в прошлом году.