خلال الاجتماع اللجنة التنفيذية للجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة بتاريخ 4 أيار / مايو 2012، حيث تم اعتماد البروتوكول المتعلق بإجراءات التصرف بالطلبات المقدمة من أعضاء النيابة الذين يواجهون الصعوبات.
ورد في القسم رقم (ب) من البروتوكول:
"عندما يواجه أي من أعضاء أو دوائر النيابة العامة أو إحدى جمعيات أعضاء النيابة أية صعوبات وطلب المساعدة، فإن الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة ملتزمة وفي الوقت المناسب بإيجاد آليات لضمان فعالية التصرف ومعالجة بعدل مثل هذه الطلبات، وتدرك كذلك بالحاجة إلى تحقيق النتائج المناسبة لأساس الطلب ويحقق أهداف الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة ويعزز سيادة القانون."
توفر هذه الوثيقة المزيد من التفاصيل حول الآليات اللازمة لمعالجة طلبات المساعدة.
1- يتم إرسال الطلبات إلى الأمين العام للجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة. في حالة تم إرسال أي من الطلبات إلى أي مسؤول آخر في الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة أو لأحد أعضاء اللجنة التنفيذية أو المجلس الأعلى، على هذا المسؤول أو العضو إعادة إرسال هذا الطلب إلى الأمين العام للجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة بأسرع وقت ممكن.
2- يقوم الأمين العام بتسجيل هذا الطلب في نظام منفصل، ويتم إرسال تأكيد بالاستلام من خلال بالبريد الإلكتروني أو رسالة إلى الشخص أو الجهة المرسلة للطلب في غضون (3) أيام. وإذا لزم الأمر ، يطلب الأمين العام مزيداً من التفاصيل لإرسالها بأقرب وقت ممكن , كما هو موضح في البند رقم (4-ت) من البروتوكول.
3- يقوم الأمين العام بإبلاغ رئيس الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة في غضون (3) أيام من تاريخ استلامه للطلب.
4- يقوم كل من رئيس وأمين عام الجمعية بإجراء تقييم لأساس وموضوع الطلب في غضون (10) أيام من تاريخ استلام الطلب في الأمانة العامة أو في غضون (10) أيام بعد ورود البلاغ أو الطلب من صاحب الشكوى، أيهما كان لاحقاً.
5- في حالة اعتبار أن الشكوى من غير المناسب تناولها من قبل الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة وفقا لبروتوكول الجمعية، عندها يتعين إبلاغ اللجنة التنفيذية والطلب منها اعتماد القرار , وفي غضون 14 يوما بعد استلام الطلب يقوم الأمين العام بإبلاغ المبلغ بالقرار.
6- في حالة كانت الشكوى والوقائع واضحة وصريحة ولا يتطلب التصرف أكثر من بيان و/أو رسالة دعم، عندها يقوم رئيس الجمعية بعد إبلاغ اللجنة التنفيذية، بإصدار هذه الوثيقة إلى الجهات المعنية في غضون 14 يوما من تاريخ استلام الطلب.
7- وفي حالة كانت الشكوى عاجلة، ولكن الرد النهائي يتوقف على استشارة اللجنة الدائمة، على رئيس الجمعية وكتدبير مؤقت أن يخطر اللجنة التنفيذية، ويصدر بياناً إلى الجهة المعنية في غضون 14 يوما من تاريخ استلام الطلب، مشيراً إلى أنه تلق طلبا للمساعدة وأنه قد يكون هناك مخالفة لمعاير الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة (و/أو أي مستند قانوني آخر)، وأن تقديم استشارة بشأن هذا الموضوع يتطلب إجراء تحقيق والطلب من المرسل إليه التعاون مع التحقيق.
8- في حالة كانت الدعوى بحاجة لمزيد من التحقيق (لعدم الوضوح مثلاً)، عندها يقوم رئيس الجمعية بإرسال الوثائق إلى اللجنة الدائمة في غضون 14 يوما من تاريخ استلام الطلب, وتكون اللجنة الدائمة مسؤولة أمام الرئيس في التحقيق في طلبات المساعدة المشار إليها، للتقيد بالأطر الزمنية لتحديد ما هي الردود الأكثر فعالية والحلول الممكنة وصياغة البيانات و/أو خطابات الدعم وتحديد الجهات المعنية بالأمر وصياغة البيانات العامة / البيانات الصحفية، وتقديم الاستشارات العامة بشأن الاستراتيجية.
9. يتم إرسال التقرير النهائي الصادر عن اللجنة الدائمة إلى رئيس الجمعية في غضون (4) أسابيع من تاريخ استلام اللجنة الدائمة لطلب المساعدة من الرئيس.
10. في حالة موافقة رئيس الجمعية على رأي اللجنة الدائمة، يسعى رئيس الجمعية للحصول على موافقة اللجنة التنفيذية في غضون (3) أيام, وفي هذه الحالة على الرئيس تبليغ اللجنة التنفيذية برأيه في غضون أسبوع واحد.
11- على رئيس الجمعية إبلاغ صاحب الطلب والجهات المعنية بموافقة اللجنة التنفيذية وبالنتائج.
12- في حالة احتاجت اللجنة الدائمة لمزيد من الوقت للتحقيق، عليها أن تبلغ رئيس الجمعية بذلك في غضون (4) أسابيع من تاريخ استلام طلب المساعدة, إذا كان ذلك ممكناً، وعليها أن تعطي رئيس الجمعية مؤشراً بالمدة التي تحتاجها لهذا الغرض, ومن جانبه يقوم رئيس الجمعية بإبلاغ صاحب الطلب بذلك في غضون (3) أيام من تاريخ استلامه لخطاب اللجنة الدائمة.
13- في حالة الحاجة لمزيد من الوقت لإجراء التحقيق يقوم رئيس الجمعية بإبلاغ مقدم الطلب أولاً بأول بآخر التطورات بشأن طلبه بشكل دوري أي برسالة واحدة على الأقل مرة في الشهر ويطلعه على وضع التحقيق في طلبه.
14- في حالة قررت اللجنة الدائمة إرسال لجنة تقصي حقائق من قبل الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة إلى الجهات المختصة خلال فترة التحقيقات، يقوم رئيس الجمعية ، وفقا لما يراه مناسب، بإبلاغ السلطات المحلية بهذا القرار في غضون (3) أيام بعد تلقيه البلاغ بهذا الشأن من قبل اللجنة الدائمة, ويشرح رئيس الجمعية للسلطات المحلية طبيعة مهمة هذه اللجنة وأن مهمتها تقصي الحقائق ممثلة عن الجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة ويطلب من الجهات المعنية مساعدتها في أداء مهمتها.
15- عندما يتم استكمال التحقيق من قبل اللجنة الدائمة تقوم بإرسال التقرير النهائي إلى رئيس الجمعية . بعدها يتم تنفيذ الإجراءات وفقاً للبندين رقم (11) & (12).
16- يمكن لرئيس الجمعية الرد على طلبات المساعدة وفقا لما نصت عليه البنود رقم (ث & ج & ح) من بروتوكول الجمعية .
17- تقوم الأمانة العامة للجمعية الدولية لأعضاء النيابة العامة بتسجيل جميع الطلبات والوثائق والمراسلات وجمع كافة التفاصيل المتعلقة بجميع الحالات وتحافظ عليها بمكتبة خاصة لتسهيل معالجة القضايا المستقبلية.